Política de viagens corporativas, o que é?

O que é e como criar uma política de viagens corporativas?

É muito importante para uma empresa formular sua política de viagens, visto que isso vai otimizar os processos da operação, melhorar o gerenciamento e controlar os custos de maneira organizada e objetiva. Afirmamos que sem uma política difundida na corporação é impossível gerar o que chamamos de SAVINGS

Através destas regras, os comportamentos dos viajantes durante as viagens de negócios ficam mais previsíveis, você deve “doutrinar” os funcionários a adquirir comportamentos que garantam o que é desejado. Isso passa por diversas esferas até chegar em definições de fino trato como acordos comerciais importantes e vantajosos para a empresa.

De fato, as despesas com viagens nas empresas são muito altas, por isso é essencial que a empresa formule o documento. O intuito é principalmente reduzir custos e aumentar a segurança.

Pensando nisso, afirmamos que é necessário criar uma Política de Viagem Corporativa em empresas que possuem mais de 20 funcionários que viajam. Este entendimento é ponto inicial para uma gestão profissional.

Para redigir estas regras, é importante ficar atento ao perfil e às necessidades de cada empresa. Cada empresa possui um DNA e o comportamento de seus colaboradores são ímpares. Entenda que nenhuma política é igual a outra, podem ter regras semelhantes, entretanto cada documento é subjetivo na perspectiva de cada corporação.

Fizemos um apanhado básico sobre o que é exatamente uma Política de Viagem Corporativa e como criar uma para a sua empresa. Conte com especialistas para ajudar. A TMC Master possui mais de 150 formatos distintos, assim, vamos as premissas básicas…

Política de viagens corporativas, o que é?

Afinal, o que é Política de Viagens Corporativas?

A Política de Viagem Corporativa é um documento físico e virtualizado que apresenta todas as informações pré-estabelecidas (regras), em viagens a negócios realizadas por colaboradores. Nela precisa conter regras referentes à compra de passagens aéreas, gastos com transportes, deslocamentos, alimentação, hospedagens, entre outros procedimentos que abrangem solicitação, autorização e aprovação das viagens.

Outras normas como pagamentos de diárias, categorias de hotéis que devem ser utilizados, propriedades preferenciais, reembolsos, prestação de contas e emissão de relatórios, todas estas regras devem estar claras na Política de Viagem da Empresa. Esse procedimento faz com que não surja nenhuma margem para dúvidas e mal-entendidos entre os colaboradores e a empresa.

Como começar a elaboração da Política de Viagens na empresa?

O primeiro passo é fazer uma reunião com a equipe de gestores e estudar a fundo as necessidades, adequando a política à realidade da empresa. Importante a presença e mentoria de um integrante da TMC Master. Entenda como é vantajoso contar com auxílio de uma a agência de viagens corporativa, uma TMC – Travel Management Company.

Ouvir os departamentos diretamente envolvidos com as viagens corporativas e aceitar sugestões deles, fará com que você estabeleça a possibilidade de se colocar em prática todas as regras.

Importante: Não adianta ter uma política super bem elaborada, extremamente rígida e restritiva, o que a torna impossível de ser seguida e aplicada.

A Política de Viagem Corporativa quando bem estruturada e alinhada ao perfil e às necessidades da empresa, garante conforto, bem-estar e segurança aos colaboradores nos seus deslocamentos, sem que a empresa gaste além de seus recursos.

Os colaboradores terão conhecimento de seus deveres e direitos previamente estabelecidos, como os tipos de serviços e comodidades que estarão disponíveis a certos cargos, quais são as regras para reembolso, como funcionará a prestação de contas e emissão de relatórios, por exemplo.

Recomendamos iniciar com um documento básico, regras mais simples e ir evoluindo o documento de acordo com a aderências dos colaboradores.

O que deve ser regrado na Política de Viagens?

A Política de Viagem Corporativa, deve ser o mais simples possível, porém é necessário que aborde todos os aspectos relevantes comportamentais esperados pela empresa. Mesmo sendo simples, é importante que inclua todos os pormenores e informações para que a empresa possa se prevenir de quaisquer imprevistos, prejuízos e frustrações para colaboradores e gestores.

O momento inicial da elaboração da política, será a hora de contar com várias áreas da empresa e ter em mente, que assim, a construção do documento contará com uma abrangência muito maior e mais detalhada, o que pode ser muito positivo.

  • Orientações

A princípio, é necessário estabelecer a quem se destina o cumprimento da Política de Viagem da empresa, como serão os fluxos de solicitação e aprovação de uma viagem a negócio, além das exigências para sua realização.

Além disso, é imprescindível o esclarecimento das definições detalhadas dos termos utilizados no documento, para que sejam evitadas interpretações equivocadas, o que pode gerar estresse e mal-entendidos.

  • Segurança

Cada instituição possui suas próprias características e particularidades, portanto é preciso estabelecer os objetivos com clareza, pois serão o norte de todas as ações envolvidas nas viagens.

Fique atento aos objetivos a serem estabelecidos como o bem-estar e conforto dos colaboradores, incluindo procedimentos de segurança, como o preenchimento de formulários em que o viajante forneça telefones de contato para o caso de emergências, endereço e local de hospedagem bem

como horários e locais de reuniões e encontros que já foram marcados. Incluir um seguro viagem é ideal para evitar transtornos.

  • Orçamento

Outro objetivo importante é a diminuição de custos, que é um dos principais desafios das empresas. Portanto, definir um orçamento é muito importante, estipulando valores para alimentação, hospedagem e passagens aéreas, bem como políticas de reembolso e prestação de contas, por exemplo. É necessário que todos os itens da Política de Viagem estejam muito bem explicados e os colaboradores fiquem cientes de todos os valores estipulados, a fim de evitar embaraços.

O uso de um software específico, que chamamos de OBT, é ponto fundamental para viabilizar a correta aplicação das políticas, você pode conhecer algumas alternativas da TMC Master para implementar na sua empresa. Estes softwares podem trazer muitos benefícios para as viagens de negócios e auxiliando na inteligência operacional dos processos. Entenda mais sobre; o que é um OBT.

Divulgar e difundir o documento é essencial

Assim que as regras forem estabelecidas e minuciosamente explicadas no documento, é necessário que os interessados conheçam e entendam todos os itens dispostos. Os colaboradores precisam saber que existe a Política de Viagem Corporativa, portanto é importante divulgá-la, assim ninguém poderá dizer que não a conhecia.

Para isso, a melhor opção é fazer uma reunião com todos os interessados, gestores e colaboradores, explicando cada item com detalhes e pormenores, respondendo às dúvidas de cada um. Disponibilizar uma cópia da Política de Viagem Corporativa para cada interessado também poderá gerar uma segurança para os gestores. Assim você poderá impedir erros de planejamento, transtornos e prejuízos devido à falta de informação. São muitos os benefícios que uma Política de Viagem Corporativa poderá trazer para sua empresa. Mas se você ainda está apreensivo e com dúvidas de como definir todas essas diretrizes com segurança, você poderá contar com quem entende do assunto.

A TMC Master é uma empresa especializada na Gestão de Viagens Corporativas e acredite, definir uma Política de Viagens pode tornar a gestão muito mais fácil. Nossos profissionais, ACCOUNT MANAGERS, são altamente qualificados e experientes para definir Políticas de Viagens, gestão de gastos com viagens corporativas, soluções para logísticas, entre outros serviços.

Além de proporcionar uma melhora na gestão das viagens corporativas, ainda podem reduzir significativamente os custos e riscos dessa prática, proporcionando ainda, ótimas experiências para os colaboradores e gestores.

Essa redução de custos é conseguida através de parcerias, que só as agências especializadas obtêm, como acordos diversos com companhias aéreas, hotéis, serviços de transportes e outros serviços.

Contar com uma empresa especializada no assunto, é uma boa estratégia, considerando o custo/benefício que ela poderá proporcionar ao seu negócio.

 

Glossário de viagens corporativas

Glossário de Viagens Corporativas: Entenda os termos utilizados no turismo

Fazendo uma leitura dinâmica deste Glossário de viagens corporativas, você conseguirá compreender melhor outros conteúdos sobre viagens corporativas e seguramente vai se conectar com as técnicas descritas aqui no nosso Blog. 

A TMC Master possui uma parceira Global, a Reed & Mackay, com sede em Londres, e por este motivo, muitos termos que usamos na nossa gestão são palavras em inglês, difundidas nas melhores práticas Globais para gestão de Viagens Corporativas.

Glossário resumido da TMC Master para o segmento corporativo

TMC – Abreviação de nomenclatura em inglês, Travel Management Company, que são as empresas especializadas em Gestão de Viagens Corporativas.

POLÍTICA DE VIAGENS – Trata-se de um documento matriz que orienta, cita e explica todas as regras da empresa para as viagens corporativas.  Este documento é fundamental para que todos os envolvidos tenham alinhamento com o trabalho de gestão de viagens.  Trata-se de um documento feito para cada empresa (não existe replicar este documento visto que cada empresa funciona de uma maneira e possui sua cultura individualizada).  

OBT – Abreviação de nomenclatura em inglês, Online Booking Toll, que são sistemas implementados nas empresas criados para executar a Gestão das Viagens Corporativas.  Estes sistemas possuem configurações específicas para aplicar e controlar todas as regras que estão descritas na POLÍTICA DE VIAGENS.

SAVINGS – Nomenclatura em inglês muito utilizada na TMC Master, significa economia, entretanto citamos esta palavra para o resultado final das ações que geram “SAVINGS”.  Falamos bastante de SAVINGS da última linha, ocorre quando aplicamos todas as políticas, negociamos todos os fornecedores, geramos cultura corporativa e comportamentos que, quando somados, chegamos ao SAVINGS da ultima linha, que é o quanto a empresa economizou após aplicar as diversas técnicas de Gestão de Viagens profissionaliza na sua empresa.

ACCOUNT MANAGER – Nomenclatura em inglês muito utilizada na TMC Master, significa executivo de acompanhamento.  Trata-se de uma pessoa que é o responsável por evoluir e administrar o projeto de gestão de viagens corporativas da sua empresa, brincamos que é o braço direito e esquerdo dos TRAVEL MANAGERS.

TRAVEL MANAGER – Nomenclatura em inglês muito utilizada na TMC Master, significa Gestor de Viagens da empresa cliente, é sempre uma pessoa, que trabalha sozinha ou com um grupo de pessoas na empresa.  

Normalmente  é um Gestor(a) de Viagens, ou Aérea de Compras, ou Diretor, e em muitas vezes a Secretária.   Trata-se da pessoa responsável pela pasta de viagens corporativas da empresa, trabalha para administrar o budget.

BUDGET – Nomenclatura em inglês muito utilizada na TMC Master, significa orçamento.  Muitas empresas são administradas por orçamentos, e a pasta Viagens Corporativas possui valor estipulado, o Travel Manager deve administrar este Budget para conseguir ficar abaixo do que foi estipulado.

EXPENSE MANAGEMENT – Nomenclatura em inglês muito utilizada na TMC Master, significa Gestão de Gastos extras.  Muitas empresas administram somente passagens aéreas, hospedagens e locação de veículos. 

O Expense vai um pouco mais além, administra os gastos e pequenos gastos durante os deslocamentos dos passageiros, como; notas de almoço, recibos de happy hour com o cliente, o uso de um Uber ou Taxi, pedágios e etc… Os OBT´s principais possuem módulos adicionais específicos para administrar estes periféricos de forma automatizada e organizada, atendendo as políticas de reembolsos, adiantamentos e prestação de contas de cada empresa.  Tudo através de aplicativos desenvolvidos para tal finalidade.

ACCOUNT REVIEW – Nomenclatura em inglês muito utilizada na TMC Master, significa revisão do projeto do cliente.  Trata-se de uma das entregas do Account Manager para o Travel Manager, normalmente acontece de 6 em 6 meses através de uma reunião virtual e/ou presencial.  

Nesta oportunidade o Account Manager presta contas sobre todas as ações e evoluções já executadas no ambiente do cliente, analisam dados e aprofundam com debate aberto sobre prioridades.  

Através do nosso Power Bi (outras entrega) o Account e o Travel Manager fazem as definições das próximas ações, sempre visando SAVINGS na última linha.  Estas ações variam, desde o simples aprimoramento de uma determinada política até a conclusão que deve-se agir na educação corporativa de alguns indivíduos que persistem em não cumprir as regras. 

SAVING REPORT– Nomenclatura em inglês muito utilizada na TMC Master, significa relatório de economia gerada, outra entrega. Do início do projeto até a data da apresentação, mensuramos todas as ações realizadas e as economias geradas, isso para prestar contas e deixar registrado o altíssimo valor agregado com o trabalho entregue.  

Feito também pelo Account Manager, e muitas vezes o Travel Manager revisa e complementa visto que possui a responsabilidade da pasta de viagens, apresentando assim números aos diretores, acionistas e estrutura de compliance que muitas empresas possuem.

SETUP – Nomenclatura em inglês muito utilizada na TMC Master, significa que é a configuração inicial no OBT, trata-se de uma carga de dados estruturais para que o sistema fique fidedigno ao seu organograma e a política de viagens.  Brincamos que isso é o esqueleto do projeto, os pilares de sustentação.  

Quando o SETUP é feito de forma displicente, seguramente não haverá fluidez no projeto de gestão de viagens, problemas vão aparecer.   Quando é feito com a máxima prudência e cuidados, com definição das empresas do grupo, os centros de custos, todas as unidades de débito, hierarquia dos usuários no sistema, aprovadores e vários outros pontos… Quando feito de forma profissional e perfeccionista, o projeto terá maior garantia de sucesso. 

PAY PER USE – Nomenclatura em inglês muito utilizada na TMC Master, significa a forma que a TMC Master cobra todas as possíveis entregas aos seus clientes.  Nossa proposta de serviços possui mais de 150 itens, diversas possibilidades de entregas e diversos canais de atendimento.  

Nossos clientes pagam pela forma de solicitar e o que desejam consumir de serviços.  Trata-se da forma mais democrática e justa para cobrar entregas disponíveis.   Nos dias de hoje, fazer a gestão de viagens corporativas é um trabalho que demanda tempo, pessoas e capital intelectual, portanto, o justo é cobrar pelas entregas demandadas como por exemplo;  Negociação de um tarifário de rede hoteleira numa determinada cidade ou, fazer a integração do OBT diretamente no ERP do cliente (automação) ou, usar nossa estrutura de atendimento emergencial 24 horas.  

Como dito, são mais de 150 tipos e formas serviços, diversos canais e muitas entregas possíveis.  Acreditamos que qualquer cliente deve pagar volume de consumo da nossa energia. 

FEE 1 – Nomenclatura em inglês muito utilizada na TMC Master e por todo o mercado, significa a taxa de serviço que a TMC vai cobrar pelo serviço.  Vamos ao entendimento que está atrelado a explicação anterior.   

Existem vários tipos de fee, os mais conhecidos são:  TOUCH & NO TOUCH, ou OFF LINE & ON LINE.  Traduzindo ao pé da letra;  CONTATO & SEM CONTATO, ou MANUAL & DE FORMA ELETRÔNICA.  E o que isso significa na precificação de fee?  Significa que, se você ligar no call center de atendimento, falar com um consultor para pedir um serviço para o executivo, concorda que está falando com um profissional para resolver as suas demandas?  

Então, desta forma o custo do atendimento é maior, existem pessoas disponíveis para executar o seu atendimento (você paga opcionalmente).  Agora se você entrar num OBT, escolher o voo e o hotel e emitir as confirmações, concorda que você fez o “trabalho” usando uma ferramenta Online?   Este FEE deve ser mais barato que o fee Off-Line.  O mesmo posicionamento que o PAY PER USE, entendeu agora?

FEE 2– Merece a versão 2 porque existe um posicionamento aos Travel Managers e deve ficar bem claro.Os que fazem processos de contratação de uma TMC, normalmente liderado pelo Travel Manager ou área de compras.  Se você fizer uma pesquisa de mercado, irá encontrar TMC´s com fee super variados, alguns altíssimos, fees médios e empresas com fees de, acredite, R$0,01 (um centavo) e ZERO.   

Pois bem, vamos a primeira reflexão.  Não existe trabalho grátis, de alguma forma existe uma remuneração à TMC e na grande maioria das vezes não está às claras do cliente.  Famoso barato que sai caro. A segunda reflexão é, você vai receber exatamente aquilo que está disposto a investir.   Estudos e dados mostram que o fee das TMC´s não chegam a 2% do valor total pago no custo viagens corporativas.  

Vamos a terceira e última reflexão simplista; é melhor focar no suposto SAVING de fee, que representa 2% do seu custo ou ter um serviço de qualidade que vai focar nos outros 98% ainda sem tratativas adequadas?   O parâmetro para a contratação de uma TMC deveria ser os casos de sucesso de clientes.  

A TMC Master é muito bem posicionada, temos a impetuosidade de; se a sua empresa vai decidir pelo pelo prestador de serviços levando em consideração o fee mais baixo possível no mercado este é o parâmetro decisório da sua contratação.   

Basta indicar isso à TMC Master que enviaremos uma lista com 5 empresas que praticam fees ordinários no mercado.  Desta forma não gastamos tempo e respeitamos o seu processo ajudando com o melhor direcionamento.    Não queremos ser a maior TMC, nosso trabalho é ser a Melhor TMC com os melhores índices de Savings entregues na última linha, nosso trabalho é focado nos 98%.

 

POWER BI–  É produto da Microsoft que possui gráficos dinâmicos e dashboards analíticos de Gestão.  No segmento de Viagens Corporativas, quando se fala de Power Bi, significa aos relatórios em tempo real. Notamos que existem muitas TMC´s no mercado que falam que possuem Power Bi, mas que no final é um relatório extraído para o Excel com gráficos pobres.  

Você que é um travel manager esperto, muita atenção, cuidado para não receber coelho por lebre.  O Power Bi possui a fonte de dados do ERP da TMC, onde vários canais de compras (online, off line, OBT, App) estão integrados.  

Estes relatórios possuem um dinamismo de análise de dados em tempo real, além disso, os dashboards possuem KPI´s para indicar comportamentos, evoluções, médias, e centenas de dados primordiais para a melhor Gestão de Viagens Corporativas, sem hipótese nenhuma de ter sido manipulado ou trabalhado por algum humano.  É a forma mais transparente e ágil para gerir.

KPI´s – Nomenclatura em inglês muito utilizada na TMC Master, significa Key Performance Indicator, traduzindo; Indicadores Chave de Performance.   Quando falamos de Gestão de Viagens, temos vários KPI´s que devemos entregar para os Travel Managers. É fundamental para eles façam a gestão, sem isso ficará míope.  Citamos alguns KPI´s que a TMC Master utiliza: 

  •  ATP – Average Ticket Price – Preço médio do bilhete aéreo  (nacional e inter)
  • ADR – Average Daily Rate – Preço médio da diária(hotel e auto)
  • SLA – Tempo de resposta de atendimento e solução de chamados
  •  Índice de remarcação
  • Índice de reembolsos
  • Índice de aderência à política de viagem
  • Índice de antecedência de compra
  • Rotas mais utilizadas
  • SAVINGs –  Economia

Temos mais de 30 dashboards construídos no Power Bi com visões analíticas de Gestão que fornecem mais de 200 KPI´s analíticos que entendemos como essenciais.

REPORTING SERVICE– É outro produto da Microsoft que possui diversas funcionalidades automáticas, uma delas que é muito utilizada é a extração automática de relatórios e envio sem intervenção humana.  Caso sua área financeira precise de um relatório toda segunda feira às 06h00 a.m. com todos os dados do que foi consumido na semana anterior na TMC Master, isso é possível com o Reporting Service Microsoft.  Isso é só um exemplo prático das diversas funcionalidades possíveis.

FATURAMENTO ELETRÔNICO – Existem alguns tipos de faturamento dos serviços consumidos.  Hoje, mais de 90% dos clientes da TMC Master usam o Faturamento Eletrônico.  Trata-se de um método que transmite aos bancos eletronicamente o que foi consumido no mês e o banco cobra da empresa cliente.  A emissão da fatura única no mês chega devidamente conciliada.  Esta forma é a mais atual, barata e segura.

FATURAMENTO MANUAL – Poucos clientes optam por faturamento dos serviços consumidos neste formato, entretanto está disponível.   O prazo é de 7 + 7 dias, ou seja, no máximo 14 dias de prazo e é faturado 100% de forma manual.  Com isso, existe um % adicional somado a fatura por ter sido executado pela equipe financeira.

GDS – Nomenclatura em inglês muito utilizada na TMC Master e por todo o mercado, significa Global Distribution System, traduzindo, Sistema Global de distribuição.  Trata-se de sistemas que fornecem acesso a diversos fornecedores mundiais na indústria do turismo, os mais famosos são: Sabre, TravelPort Galileo, Amadeus, WorldSpan, Pegasus, Abacus e Apollo.

DMC – Abreviação de nomenclatura em inglês, Destination Management Company, que são as empresas especializadas na operação turística de um determinado destino ou região no globo terrestre, atende apenas empresas de turismo e não possuem relacionamento com o cliente final.

Existem vários outros termos ligados ao segmento corporativo, aos poucos vamos inserindo neste arquivo. 

Glossário de viagens corporativas

 

Glossário geral do Turismo

Separamos vários termos da indústria do turismo para construir fluidez e melhor entendimento.  Colocamos em ordem alfabética.

A compartir – Termo utilizado para indicar que um passageiro viaja sozinho e estará compartilhando o quarto com outro passageiro.

ABAV – Sigla para a Associação Brasileira das Agências de Viagens, ABAV. Há uma entidade nacional mãe e várias outras ABAVs regionais como; Abav-SP ou Abav-RJ, Abav-MG…

Accompanied Baggage – Bagagem transportada na mesma aeronave que pax, podendo ser arrolada (quando transportada no compartimento de carga da aeronave, estando sob responsabilidade da Cia aérea) e não arrolada (quando transportada pelo pax na cabine da aeronave, ficando sob responsabilidade do próprio).

ADT – Passageiro Adulto

Air Show – Nome das informações sobre o vôo que aparecem na tela de vídeo do avião, como por exemplo, à distância e duração.

Air traffic controller – Controlador de tráfego aéreo. Pessoa da torre de controle de um aeroporto encarregada de monitorar e direcionar os pousos e decolagens das aeronaves.

Airpass – Passe aéreo vendido pelas companhias para vôos regionais no exterior. Pode ser comprado nas agências de viagens do país com tarifas especiais (mais baratas) para estrangeiros.

Aisle Seat – Assento situado no corredor dentro de um avião.

Alfabeto da aviação – Conjunto de palavras utilizadas para informar, sem erros, letras que compõem, por exemplo, um código de reserva.  Ex.: BBFRT4  (Bravo, Bravo, Fox, Romeu, Tango, Quatro)

Alfândega – Departamento da Receita Federal encarregado de vistoriar bagagens e mercadorias em trânsito.

ALI (Additional Liability Protection) – Ou seguro para terceiros, no caso de locação de veículos, dá proteção adicional contra danos pessoais e materiais causados a terceiros.

All inclusive – Determina, normalmente em hotéis, o sistema no qual todas as despesas (como refeições, bebidas alcoólicas e até gorjetas) estão incluídas no valor da diária paga pelo hóspede.

All suítes – Hotel que só tem suítes, ou seja, quartos em que há sempre banheiro privativo e anti-sala.

Allotment – Bloqueio efetuado por uma agência de assentos em aeronaves, cabines num navio, unidades habitacionais num hotel para venda.

Alta temporada – É a época de maior demanda para viagens: férias de verão e de inverno e festas de final de ano.

American breakfast – Café da manhã tipo buffet que inclui ovos, bacon, variedades de frios, pães, doces, cereais, sucos de frutas, iogurtes e pratos quentes. Geralmente é servido nos hotéis de luxo e luxo superior.

ARC – Airlines Reporting Corporation – Empresa autônoma criada pelas empresas aéreas domésticas dos EUA. Credencia agências de viagens para a venda de bilhetes e supervisiona detalhes financeiros no envio de pagamentos às companhias aéreas e também o desembolso de comissões às agências de viagens.

Areasettlementplan – Sistema administrado pela ARC/BSP/IATA em base regional, para controlar o processamento de bilhetes aéreos, pagamentos e o desembolso de comissões aos agentes de viagens. Também designado como Bank Settlement Plan (BSP), mais conhecido assim no Brasil.

Arrival – Chegada (destino).

Arunk – Abreviatura do inglês “Arrival Unknown” que significa “chegada desconhecida”; é usado quando o passageiro tem uma data de saída de um destino, sem que no mesmo bilhete aéreo conste a data em que chegou àquele mesmo destino.

Asap – as soon as possible – Abreviatura de o mais breve possível.

AVA – (Associação das Vítimas de Atrasos Aéreos) – Entidade que atende problemas envolvendo passageiros e empresas aéreas, como atrasos de vôos, desvio ou perda de bagagem, etc. Tem departamento jurídico.

Baggage Claim – Area de um aeroporto ou de outro terminal onde os passageiros retiram sua bagagem.

Ballroom – Salão de baile, festas, eventos, congressos.

Bed & Breakfast – Normalmente é usado para identificar hospedagem econômica com cama e café da manhã.

Bell boy – Mensageiro; termo, associado principalmente aos hotéis

Bereavement fare – A menor tarifa aérea oferecida às pessoas que viajam por motivo de morte ou doença grave na família.

Bilhete Conjugado – Bilhete complementar utilizado para cobrir trecho do roteiro.

Bita – Acordo bilateral de tráfego entre companhias aéreas.

Blackout periods – Datas específicas nas quais não há disponibilidade de certos bilhetes ou tarifas, como por exemplo, os gratuitos ou promocionais. Essas datas geralmente coincidem com feriados ou períodos de alta estação.

Block Off – Bloqueio de determinado número de assentos, em vôos regulares, para uso exclusivo.

Bloqueio/Allotment – Número de assentos, em Cia Aérea, ou apartamentos, em hotéis, reservados para utilização por parte da operadora, desde que reportados dentro de um prazo determinado antecipadamente, de comum acordo entre estas empresas.

Boarding Pass – Cartão de embarque fornecido pela companhia aérea.

Brazilian Breakfast – Café da manhã servido no Brasil incluindo produtos genuinamente nacionais como suco de acerola, aipim, doce de abóbora, bolo de fubá etc.

Breakfast – Café da manhã.

Brunch – Café da manhã reforçado, que inclui pratos quentes e começa a ser servido em geral a partir das 11h00.

Budget – Tipo de hotel econômico encontrado no exterior.

Bumping – Prática de não permitir o embarque do passageiro no vôo confirmado, devido a Overbooking ou em favor de outros passageiros com maior prioridade.

Business Class – Chamada também de classe executiva e fica entre a econômica e a primeira classe.

Business travel – Viagem de negócio

By Night – É o passeio noturno, que geralmente inclui ingresso a casas de shows ou visita a pontos turísticos.

Cabana/challet – Apartamento em separado do corpo principal do hotel

Cabine – Acomodação em navio, que pode ser interna (sem escotilhas ou janelas) ou externa (com escotilhas ou terraços).

Café continental – Café básico, com pães ou torradas e leite.

Carry On – Bagagem de mão permitida a bordo de aviões, com peso máximo de cinco quilos por passageiro. A soma do comprimento, altura e largura têm limite de 115 centímetros.

Cash – Pagamento a vista em dinheiro.

CDW (Collision Damage Waiver) – Termos utilizado em locação de veículo é o seguro do carro contra roubo, furto, colisão ou incêndio, sem pagamento franquia

Charter – Vôo fretado, com saída única e pré-determinada, mais barato que o regular, mas também com várias limitações. O pax não pode, por exemplo, remarcar datas da viagem ou ter o bilhete endossado por outra Cia..

CHD – Abreviação de child (criança). Normalmente usado para identificar passageiros entre 2 e 11 anos.

Check in express – Atendimento de check in para pessoas que viajam sem bagagem e não tem mala para despachar.

Checkroom – Verificação do apartamento (frigobar) realizada pelo hotel no ato do check out.

Check-in – Procedimento de embarque em um vôo ou na entrada de um hotel.

Check-Out – Procedimento de saída em hotel.

City ticket office –  Loja de vendas e emissão de passagens localizada fora do aeroporto.

City tour – Passeio turístico pelos principais pontos de uma cidade.

Code-sharing – É o vôo compartilhado, entre duas ou mais companhias aéreas. Pelo acordo, passageiros que adquiriram passagem aérea de uma determinada empresa, podem embarcar no vôo de outra. Uma Companhia sede assentos para a outra conveniada acomodar seus passageiros.

Coffee Break – Lanche rápido oferecido no intervalo dos eventos.

Collect Call – Ligação telefônica a cobrar no lugar de residência do passageiro

Commuter – Identifica as empresas aéreas que normalmente voam trechos curtos dentro de uma mesma região.

Concierge – No hotel, a conciergerie, normalmente está localizada ao lado da recepção e presta serviços de informações sobre assuntos diversos (passeios, gastronomia, transporte, etc.), que não se refiram à hospedagem.

Conexão – Termo associado principalmente aos vôos; designa a necessidade de troca de aeronave em um determinado aeroporto para o prosseguimento da viagem até o destino final.

Continental breakfast – É o café da manhã mais simples, incluindo apenas café com leite, pão, manteiga, geléia e um suco de laranja. Eventualmente uma fruta em países onde é costume.

Convention bureau – Autarquias responsáveis pelo fornecimento de informações turísticas aos visitantes; também atuam na captação de eventos que são organizados nas cidades

CRS – Do inglês “Computerized Reservations System” (sistema computadorizado de reserva). Utilizado principalmente pelas agências de viagens e sites de turismo, permite consultar e fazer reservas em companhias aéreas do mundo todo, além de hotéis pertencentes a grandes redes e locadoras de veículos. Foram criados para automatizar o processo de emissão manual de bilhetes aéreos. Os maiores CRS do mundo são, em ordem alfabética, Amadeus, Galileo, Sabre a Worldspan.

CSL – Abreviatura usada para acomodação de casal na hotelaria.

Data porta – Instalação oferecida nos apartamentos dos hotéis com entrada para laptop.

Day rate – Percentual de diária cobrado dos hóspedes que ficam no hotel após ter-se encerrado a diária. Comumente o valor é correspondente a 50% da diária.

Day use – Utilização durante o dia. Termo utilizado principalmente para hotelaria, referindo-se a utilização de um quarto/apartamento apenas durante o dia e não para passar a noite. É comum em escalas entre vôos cujo intervalo é de muitas horas

DeadLine / Prazo Final – Prazo para confirmação e/ou pagamento de serviços contratados.

Deat – Delegacia especializada em atendimento ao turista, também conhecida como Deatur.

Deck – Termos utilizado basicamente para navios, referindo-se aos andares. É comum também a utilização do termo “ponte”

Departure – Origem, embarque

Deposit Reservation – Depósito correspondente a uma diária que garante a reserva. Caso o hóspede não compareça perde o direito à restituição.

Detax – Reembolso dos impostos locais em compras no exterior. Deve ser pedido na hora do embarque de volta para o Brasil, no balcão do aeroporto, apresentando-se notas fiscais.

Diária – Utilizado principalmente para designar um período pelo qual está sendo feita a reserva ou pagamento. Há variações: em muitos hotéis, por exemplo, as diárias começam e terminam ao meio dia; em outros às 14 horas.

Dólar-turismo – Cotação usada para cálculo de preços da parte terrestre de um pacote turístico, e para compra de moeda pelo turista.

Double (DBL) – Apartamento para duas pessoas.

Double decker – Ônibus com 2 andares, utilizado em algumas cidades como transporte público em outras para excursões locais.

Downgrade – É quando um passageiro passa, por exemplo, de uma classe superior num avião para uma classe inferior. É um rebaixamento de classe, que acarreta na devolução da diferença paga. Normalmente, acontece devido ao overbooking.

Drop-off charge – Taxa cobrada por uma locadora de automóveis quando um veículo alugado é deixado em outro local que não o de sua locação.

Duty Free – Isento de taxa de importação. Aplicado a mercadorias adquiridas nas lojas dos aeroportos e dos navios.

Duty-free shop – Lojas onde não é cobrado o imposto governamental e, portanto, os produtos importados são mais baratos.

Early Check in – É a entrada do hóspede num meio de hospedagem antes do horário pré-estabelecido. Tal fenômeno tem lugar em virtude do horário de chegada dos vôos, sobretudo os internacionais.

Endorsement (ND) – Característica de bilhete aéreo que permite ao passageiro voar o mesmo trecho em outra Cia aérea.

English Breakfast – Café completo, com sucos, cereais, ovos, frutas, etc.

Escala – Parada intermediária entre origem e destino sem troca de equipamento.

ETA (Estimated Time Arrival) – Horário previsto nos manuais aéreos de chegada de um determinado vôo.

ETD (Estimated Time Departure) – Horário previsto nos manuais aéreos de saída de um determinado vôo.

E-ticket – Abreviatura de “eletronic ticket”. Dispositivo que começa a ser utilizado pelas empresas aéreas em substituição à passagem aérea emitida em papel. O viajante informa um código recebido previamente, apresenta uma identificação e recebe o cartão de embarque

Eurail Pass – Bilhete com tarifa especial de trem que dá direito a viagens ilimitadas por vários países da Europa por um determinado número de dias ou semana.

Exchange (câmbio) – Operação de conversão de valores expressos em moeda de um país pelo equivalente em moeda do outro.

Fair – Tarifa de passagem.

Famtour – Viagem de familiarização.

Pensão Completa – Diária de hotel que inclui três refeições (café da manhã, almoço e jantar – normalmente sem bebidas).

Fit – Passageiros que viajam individualmente. Normalmente os hotéis têm tarifas FIT que são mais caras do que as tarifas de grupo.

Fitness Center/Health Club – Na hotelaria, é um complexo que pode agrupar vários serviços: sala de ginástica, sauna, massagem, piscina, salão de beleza.

Fly-drive package – Pacote que inclui bilhete aéreo, aluguel de carro e hospedagem.

Folder – Folheto turístico.

Forfait – É o serviço que chamamos em nosso site de “viagem sob medida”, um roteiro de viagem feito para atender a necessidade específica do passageiro. O sinônimo é “taylor made” ou feito sob medida.

Fretamento/Charter – Vôo realizado em uma aeronave fretada, com tarifas mais econômicas que as praticadas no mercado e com regras pré-estabelecidas quanto à duração, data de saída/regresso e destino, entre outras.

Full board (fap) – Pensão completa nos meios de hospedagem ou durante excursões: estão incluídos o café da manhã, o almoço e o jantar.

Full fare – Tarifa cheia, ou seja, tarifa sobre a qual não incide nenhum desconto. Num hotel seria a tarifa balcão. Numa companhia aérea, a tarifa Y, ou seja, econômica plena.

Galley – Seção da aeronave onde são preparadas as refeições que vão ser servidas aos passageiros.

Gate – Portão de embarque

GDS – Sistema global de distribuição (Global Distribution System). Sistema computadorizado de reservas, de propriedade de companhias aéreas de diversos países e que possui também cadastros de reservas de fornecedores.

Go Show – Embarque através da lista de espera.

Greenwich mean time – Horário de Greenwich. Horário solar em Greenwich – Inglaterra, utilizado como horário padrão em todo o mundo. Recebe também a denominação de Greenwich Time.

Ground Services – Serviços referentes à parte terrestre de uma viagem tais como: excursões, traslados e visitas.

Guia Turístico – manual de informações turísticas.

Gym – Ginásio, ou workout room, que é a sala de malhação.

Half board(map) – Meia pensão, ou seja, café da manhã, mais almoço ou jantar.

Hall/Lobby – Saguão. Área de entrada e de estar do hotel.

Hand Luggage – Bagagem de mão que o passageiro pode transportar dentro da aeronave e que tem suas dimensões regulamentadas pelas companhias aéreas.

Happy Hour – Horário compreendido entre 17h até 20h. Destinado a um “drink” e conversas informais.

Health Club – Similar a fitness center indica uma área, normalmente em hotéis, que oferece serviços como massagem, sauna, relaxamento, ginástica e condicionamento físico.

Home exchange – Pessoas que permutam suas residências em diferentes cidades ou países, como estratégia para reduzir os custos de suas viagens de férias.

IATA – Sigla da International Air Transport Association, entidade que reúne empresas aéreas no mundo todo.

Incentive travel – Segmento do turismo que oferece viagens a funcionários de uma empresa que tiverem atingido metas econômicas previamente estabelecidas.

INF – Abreviação de “infantil”, normalmente associada à criança de 0 a 1 ano.

Information Desk – Posto de informações turísticas.

Interline connection – Conexão entre voos de companhias aéreas diferentes.

Invoice – Documento contábil que detalha os serviços a serem prestados ou já efetuados, solicitando pagamento.

ISIS – Assistência médica e hospitalar válida no mundo inteiro com exceção do país onde foi emitida.

Jet Lag – Estresse físico e psicológico que um passageiro sente devido a mudanças de fusos horários e a viagem mais longa. Desajuste do relógio biológico.

Jet Stream – Ventos que podem aumentar ou retardar a velocidade de um vôo dependendo de sua direção.

King size bed – Cama de casal do tamanho de três camas de solteiro. O padrão americano é 2m por 2m.

Kosher – Refeição ou alimentos preparados sob a supervisão de um rabino de acordo com as normas do judaísmo.

Landing – Aterrissagem.

Landing-card – Cartão de permanência em países estrangeiros.

Last Call – última chamada para embarque.

Late check out – Saída do hóspede depois do horário previsto.

Late Check-in – Significa entrar após o horário definido como prazo para garantir a reserva.

Ldw (loss damage waiver) – Ou Seguro Total sem Franquia, para o caso de locação de veículo.

Life boat – Bote/barco salva-vidas

Lift – Teleférico, meio de elevação. As chairlifts são cadeirinhas individuais que levam esquiadores ao topo das montanhas.

Lista de Espera (Waiting List) – Relação de passageiros excedentes aguardando lugar.

Loc – Código que permite localizar a situação do pax na Cia aérea (alfanumérico).

Lodging House/ Youth Hostel – Albergue.

Lounge – No exterior, é o que chamamos de sala vip nos aeroportos brasileiros. Nos hotéis pode ser sala de estar e bar.

Maleiro/Mensageiro – Encarregado das malas no hotel.

MAP – Meia-pensão (café da manhã mais uma refeição).

MCO – Miscellaneous Charge Order – Documento expedido por uma companhia aérea para o passageiro cobrir despesas de excesso de bagagem ou ainda compra de bilhetes.

MCT – Minimum Connecting Time – Tempo mínimo de conexão para trocar de aeronave em um aeroporto.

Milhagem – Sistema utilizado pelas companhias aéreas para premiar os passageiros mais frequentes.

NCO – Crédito que a Cia. Aérea dá ao pax em função do cancelamento de uma viagem.

No show – É o passageiro que não se apresenta para embarcar no vôo em que tem reserva ou ainda não compareceu no hotel na data aprazada de sua reserva.

Non stop – Vôo sem nenhuma parada, nem mesmo escala técnica.

Not Endorsable – Expressão restritiva que se coloca em bilhetes aéreos para demonstrar que o passageiro não pode recorrer aos serviços de outra companhia aérea com aquele tipo de bilhete: não endossável.

OnRequest (RQ) – Indica trecho de vôo reservado, mas não confirmado.

On-time – No horário

One-Way-Ticket – Bilhete para um único trecho (ida e volta).

OP – Autorização para emissão de passagem em outro local, normalmente nos aeroportos. É utilizado principalmente em viagens de última hora

Open jaw – Viagem de ida e volta com ponto de partida e de retorno diferentes.

Open Ticket  – Bilhete aéreo onde não estão especificados números de vôos ou datas de ida e volta, fazendo com que o portador do bilhete deva fazer as reservas caso queira viajar.

Operadora – Empresa responsável pela montagem dos pacotes turísticos

Outlet – Ponta de fábrica. Lojas que vendem a “preço de fábrica”. Também são chamadas de Factory outlet e outlet mall.

Overbooking – Comercialização de bilhetes aéreos ou apartamentos em número acima dos disponíveis para ocupação.

Override Commission – Porcentagem adicional de comissão paga quando é alcançado certo volume de vendas.

Pacote – Preço final de uma viagem que inclui hotel, avião, passeios e traslados.

PAI (Personal Accident Insurance) – Ou Seguro Pessoal cobre as despesas médicas dos ocupantes do carro alugado em caso de acidente

Pax – Abreviação de passageiro.

Pensão completa – Sistema de hospedagem que inclui todas as refeições

Person to person – A ligação telefônica só é efetuada se atender a pessoa solicitada.

Piece Concept – Sistema de bagagem para a Europa, Estados Unidos, Canadá, Austrália, por exemplo, onde o passageiro tem direito a duas malas com trinta e dois quilos cada.

Pitch – O espaço entre as poltronas de um avião.

PNR – Do inglês “Passenger Number Reservation”; trata-se do resumo de uma reserva de passagem aérea

Ponto a ponto – Tarifa promocional para o exterior, em que o passageiro tem restrições. As datas são previamente marcadas (cobra-se multa ao alterá-las) e há tempo estipulado para ficar no destino.

Pool – Exploração conjunta de um determinado serviço.

Private fair – Tarifa privativa, normalmente disponível apenas para grandes empresas

Protect bag – Proteção de Bagagem

PTA – De Prepaid Ticket Advice. Aviso de passagem pré-pago. O pagamento é feito a distância e o passageiro retira o bilhete no aeroporto, apresentando um documento.

Quádruplo (QDP) – Apartamentos para quatro pessoas.

Quality Assurance – Em operações terrestres o processo de verificação de itinerário ou outras reserva para garantir o padrão de qualidade dos serviços.

Queen size bed – Cama de casal pequena (de viúvo). O padrão americano é 2m por 1,20m.

Rack rate – Tarifa balcão. Aplicada para hóspedes que não tem reserva e se apresentam no hotel.

Receptivo – É a agência credenciada pela empresa operadora da viagem para receber os passageiros nos destinos e realizar os passeios e serviços incluídos na programação.

Rent – Termo que designa aluguel.

Room Service – Serviço de quarto solicitado a copa do hotel.

Rooming List – Relação de nomes de passageiros, divididos de acordo com os hotéis e acomodações a serem utilizados.

Roteiro cartográfico – Trajeto a ser seguido durante uma excursão rodoviária ou um city-tour.

Seguro-viagem – Seguro vendido no Brasil para cobertura de eventuais emergências (médicas, jurídicas) No exterior.

Single (SGL) – Apartamento para uma pessoa.

Ski-In/Out – Diz-se de hotel de montanha onde o hóspede pode sair/chegar esquiando. Trilha de esqui que liga o hotel diretamente às pistas regulares.

Stand by – Situação do passageiro que aguarda resposta sobre algum serviço solicitado (confirmação de passagem aérea, viagem, hotel, trem, etc.).

Standard (STD) – Categoria de apartamento padrão na hotelaria.

Status – Situação de reserva.

Sticker – Trata-se de um adesivo especial emitido pela Cia aérea, destinado a marcar ou alterar uma reserva em bilhete já emitido. Só tem validade quando protocolado pela própria Cia.

Suíte – Categoria de apartamento na hotelaria, que inclui: sala, banheiro e quarto.

Surface – Trecho rodoviário percorrido pelo passageiro.

Take Off – Decolagem.

Tarifa-balcão – Preço original sem a utilização de desconto em hotéis.

Tax – Taxa (imposto devido sobre qualquer serviço turístico).

Ticket (TKT) – Bilhete de passagem.

Toll Free – Chamada telefônica gratuita.

Tour conductor – Guia turístico

Tour guide – Guia turístico

Trade – Conjunto de órgãos e associados ligados a atividade turística.

Transfer – É o transporte entre o local de chegada do passageiro e o hotel ou ainda entre o hotel e o local onde estiver acontecendo um evento ou vice-versa. Fala-se em TRANSFER IN quando da chegada e TRANSFER OUT no momento da saída. Em português, TRASLADO ou TRANSLADO.

Traveller’s check – Cheque de viagem que pode ser comprado em qualquer casa de câmbio do país, mediante apresentação de passaporte e passagem aérea. É aceito na maioria das lojas, hotéis e restaurantes do mundo.

Trip – Viagem

Triplo (TPL) – Categoria de apartamento na hotelaria que acomoda três pessoas.

Uma perna – Apenas um trecho de uma viagem e não uma ida e volta. Exemplo: São Paulo – Rio de Janeiro

Upgrade – Transferência de uma classe para outra superior sem pagamento de taxa adicional. Melhoria na acomodação, uma cortesia, como passar da classe econômica para a executiva. Serviço oferecido como “cortesia”, por hotéis, navios, Cia. Aéreas, onde o passageiro usufrui um serviço superior ao que foi adquirido.

Valet – Mordomo que atende andares executivos (hotelaria). Funcionário que atende os quartos.

Valet Parking – Estacionamento com manobrista.

VIP – Passageiro com atendimento diferenciado ou sala de espera especial em aeroportos;

Visto (Visa) – Autorização fornecida pela embaixada ou consulado para a entrada e permanência no país.

Void – Termo usado para invalidar espaços não utilizados em bilhete aéreo.

Vôo Regular – Vôos operados regularmente pelas Cia aéreas.

Voucher – Ordem de serviço turístico emitido pela agência operadora ou sua representante legal. Comprovante de reserva e pagamento antecipado de passagem, estadia ou aluguel de veículo. É o documento entregue ao passageiro com todas as especificações dos serviços turísticos adquiridos. Ele pressupõe a confirmação dos serviços discriminados. É necessário fazer a apresentação dele para que a prestação do serviço seja feita.

 Esperamos que nosso glossário de viagens corporativas tenha te ajudado à entender mais sobre  o mundo do turismo e das viagens corporativas. Achou interessante? Deixe seu comentário e compartilhe esse conteúdo com os amigos e entusiastas do turismo!

 

Um OBT funciona tanto no computador quanto em dispositivos móveis

OBT, o que é um Online Booking Tool?

O OBT(Online Booking Tool) é o meio para ter produtividade na Gestão de Viagens Corporativas de forma profissional. O aumento da produtividade na empresa e nas viagens contribuem para a otimização dos recursos financeiros. Estamos falando diretamente da redução de custos, Savings*, e só é possível com o uso de um OBT porque a ferramenta permite não só encontrar os melhores preços, mas aplicar uma série de pontos que precisam estar amarrados para construir uma estrutura de gestão de viagens profissional.

Vamos simplificar. Trata-se de uma plataforma, literalmente um sistema com interfaces web & app. A ferramenta é o meio para as pessoas nas empresas fazerem as reservas on-line para todas as necessidades de logística. Passagens aéreas, hotéis, locação de automóveis, passagens rodoviárias, uber, cabify, 99taxi, notas de restaurantes, notas de reembolsos de pequenos gastos e vários outros serviços que são necessários estar no custo de Viagens Corporativas de funcionários, tanto para deslocamentos em território nacional ou internacional.

Um OBT funciona tanto no computador quanto em dispositivos móveis

Quando bem configurado, o OBT seguramente irá organizar e controlar todas as viagens corporativas, se tornando o braço direito e esquerdo do Travel Manager – Gestor de Viagens. Normalmente as TMC´s disponibilizam suas licenças SaaS* dos serviços online do OBT, onde já possui todas as credenciais e acordos comerciais carregados junto aos fornecedores finais de serviços para as empresas utilizarem.

Conseguir acesso a um OBT é relativamente fácil, a grande dificuldade e o desafio é aplicar a devida configuração com assertivamente.   Encontrar o ponto de equilíbrio de fluidez no sistema para atender as políticas de viagens e conseguir que o usuário use o sistema sem travas desnecessárias.   Estas configurações variam de empresa para empresa, o famoso SETUP. 

Há uma variedade de ferramentas OBTs no mercado, cada uma variando em recursos, configurações, interfaces, aplicações, funcionalidades, integrações e estruturas, onde resumidamente, cada módulo de funcionalidades possui preços de uso, resumidamente no formato SaaS*.

Encontrar a ferramenta ideal para sua empresa que seja confiável, estável e eficaz, pode proporcionar às empresas alcançar níveis de gestão das viagens corporativas altos, compatíveis com as expectativas, obtendo controle e conduzindo os usuários/viajantes a seguir criteriosamente a política de viagem da cada empresa. Normalmente, com a boa configuração e encontrando a dose ideal de regras, as empresas atingem níveis de Savings* inimagináveis.

Legenda:

SaaS* – É um programa que não é instalado e que é usado como um serviço através da conexão com a Internet, o cliente não compra a licença de um produto, mas sim o direito de usufruir do serviço oferecido, entretanto a cobrança pode ser feita por funcionalidades ou transações realizadas no sistema. É como se fosse um pagamento de aluguel de uso do tipo “pay per use”.

Savings* – Terminologia que a TMC Master utiliza constantemente para se referir a economia gerada com a aplicação correta das configurações e Políticas de Viagens em cada empresa cliente. É literalmente a economia gerada na última linha de uma gestão de Viagens corporativas profissionalizada.

Amadurecendo a Gestão de Viagens com o uso de OBT

A era digital está simplificando uma série de tarefas comuns para ajudar a economizar tempo e reduzir custos. Os melhores OBTs permitem que as empresas apliquem essa dinâmica às viagens corporativas reduzindo custos críticos e economizando tempo. Assim, garante que os viajantes a negócios e a empresa que paga a conta fiquem ambos mais confortáveis, autônomos e seguros.

Pois bem, existem 3 vertentes iniciais estruturais de uma Gestão de Viagens Profissionalizada. Você deve saber se a sua estrutura de solicitação é centralizada, descentralizada ou mista (ambas).

Mas qual é a melhor? A resposta é simples. Não existe opção melhor, existe a maneira mais assertiva para cada tipo de empresa. Antes de tudo você deve entender e aceitar o tipo de estrutura que existe hoje, antes de querer fazer qualquer ajuste que julgue necessário/desejável.

A estrutura centralizada é quando a empresa possui a figura referência para pedidos de Viagens que pode ser um (ou mais) solicitantes, uma secretária, a pessoa de compras ou até um Gestor de Viagens.

Quando a empresa possui esta estrutura referência para pedir os serviços, afirmamos que está em processo de amadurecimento da Gestão de Viagens, visto que a pessoa responsável deve executar e operacionalizar os pedidos dos viajantes e atender a orientação da Política de Viagens da empresa.   Isso deixa o processo com foco operacional e perde-se o trabalho da gestão.

Quando o trabalho está numa rotina de operação manual, não sobra tempo para fazer uma gestão analitica das oportunidades e gerar SAVINGS.

Automação de processos no OBT

Já a estrutura descentralizada inicia-se com a figura do Account Manager da TMC, braço direito do Travel Manager. Deve-se montar um pequeno projeto de revisão inicial da Política de Viagens e o % de sua aderência. Feito isso, ajusta se a política para termos atuais e parte-se para o processo de reconfiguração gradual do OBT, o que chamamos de refinamento da Carga de Setup. 

Tudo isso demanda tempo, paciência e boa comunicação interna. O intuito é dar autonomia ao viajante final para que ele entre no OBT e escolha tudo que precisa para viajar, seguindo as regras estipuladas da empresa. O viajante deixará gradualmente a figura do antigo canal de solicitação para fazer isso de forma autônoma. O antigo operador de pedidos aos poucos passará a monitorar e instruir os viajantes a utilizar o OBT. 

Novamente, o processo de gerar educação corporativa comportamental é gradual, carece paciência e persistência. O tempo depende da cultura da empresa. Ao final, o Gestor de Viagens “operador” se distancia da parte operacional e passa a analisar dados e comportamentos nos dashboards fornecidos pela TMC, Power Bi, encontrando oportunidades de Savings para atingir a melhor configuração de seu OBT.

A estrutura mista é óbvia, possui ambos cenários funcionando simultaneamente na mesma empresa e fica outra situação óbvia evidente, se você tem uma estrutura centralizada e deseja ir para uma estrutura descentralizada, o caminho seguramente será centralizado para misto para descentralizado, isso invariavelmente.

Ao início, simplificar os processos nas ferramentas de reserva podem economizar muito tempo, o que pode, por sua vez, aumentar aderência dos principais membros da equipe. Após gerar aderência, aplicam-se as regras e políticas restritivas de forma gradual em doses homeopáticas.

O OBT pode automatizar uma série de demandas da Gestão de Viagens, estendendo no âmbito financeiro, de conciliação e até de integração no back office, o que contribui para a produtividade, tempo e a redução de custos. Além disso destacamos o aumento da eficácia das demandas e para a acurácia de relatórios, já que os processos são automatizados e menos suscetíveis a erros.

Autonomia ao viajante

Utilizar o OBT facilita a vida do profissional que vai viajar, pois ele terá acesso a todas as informações necessárias em uma única plataforma. Além disso, todo profissional gosta de ver que a empresa em que trabalha possui processos, possui regras e orientações de comportamentos, com o OBT ele poderá perceber que isso é administrado com propriedade.

No OBT é configurado as regras da Política de Viagens Corporativas da empresa e seguindo estas regras, o viajante pode escolher e pedir autorização ou até mesmo, adquirir as passagens com as reservas de hotel. Isso sem correr o risco de tomar decisões não pré-determinadas pela empresa.

Gostamos de dar exemplos práticos: Suponha que um determinado funcionário possa usar voos com valores < R$ 500,00, se ultrapassar, ele deve submeter pedido de autorização eletrônico ao superior designado para aprovação. Este é um exemplo mais simplista, visto que o OBT pode configurar mais de 1.000 regras.

Quando é feito um plano de descentralização de pedidos, o colaborador tem mais segurança e autonomia para organizar a própria viagem de negócios da forma que seja melhor e mais confortável para ele e, também, seguindo as regras da empresa.

Como escolho OBT certo para minha empresa?

A escolha do OBT certo dependerá de vários fatores, como tempo, dinheiro, flexibilidade, cultura, grau de exigência e cumprimento da Política de Viagens, o nível de maturidade dos processos já existentes e sua fluidez operacional da aplicação no seu ambiente. Empresas e organizações desejam encontrar como um toque de mágica o melhor OBT e esperam que tudo resolva num piscar de olhos.

Bem, isso não existe, por isso é importante que dedique tempo à pesquisa, ao estudo com sua TMC de sua confiança, para assim chegar na seleção do melhor OBT para sua realidade. Não adianta pegar uma Ferrari e rodar numa estrada de terra e não adianta pegar um fusca para andar numa auto-estrada alemã. Tudo depende de análise e equilíbrio, asseguramos que boas opções não faltam.

Procure uma agência de viagens corporativas que tenha autoridade e conhecimento para te ajudar e escutes os  pontos relevantes. Aqui na TMC Master fazemos um pré-diagnóstico online, um teste com algoritmo por trás, para entender como está a estrutura atual da empresa e já dá um norte de qual OBT se deve utilizar.

Conclusão

A TMC Master oferece as melhores e principais OBT´s do mundo. Trabalhamos com Argo, Lemontech, Voemaster e Concur. Ajudamos as empresas a construir um projeto evolutivo para amadurecer a estrutura de Gestão de Viagens Corporativas com a injeção de tecnologia.

É um grande desafio manter todas as suas viagens sobre sua responsabilidade organizadas e controladas, oferecer todas as melhores opções em sistemas com interfaces intuitivas e bem projetadas. Fazemos isso por 35 anos e conte com a gente para ajudar você e a sua empresa a obter Savings verdadeiros, atrelados a um atendimento excepcional.

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incentive

Viagens de Incentivo: os 10 melhores destinos

As maneiras de motivar os funcionários nas empresas já mudaram. O formato é simples e os resultados aparecem rapidamente: Você busca aumentar a produtividade e melhorar o clima organizacional? As Viagens de Incentivo podem ser uma solução.

As Viagens de Incentivo funcionam da seguinte forma: A empresa estabelece metas, seja para clientes, funcionários, fornecedores ou qualquer outro público o qual deseja estimular. Os que atingem as metas recebem recompensas com viagens a destinos inesquecíveis.

O investimento pode parecer alto, entretanto cabe à sua agência de viagens corporativas montar um projeto que caiba no orçamento, juntando sua campanha e objetivo numa experiência pontual e/ou contínua. A ideia é proporcionar aos participantes da ação uma experiência envolvente e memorável. Dessa forma, a empresa consegue incentivar o colaborador e torná-lo agradecido eternamente, gerando desejo e grande empenho para conseguir ir à próxima oportunidade.

Ranqueamos 10 destinos para viagens de incentivo e citamos o motivo de cada um:

viagem de incentivo para praias

#10 – Buenos Aires – Argentina

É um dos destinos mais populares e que mais atrai brasileiros, perto do Brasil e na quantidade de promoções oferecidas pelas companhias aéreas. Buenos Aires é uma cidade com diversas atividades culturais, muitos locais de lazer e entretenimento, atrações, parques, deliciosos restaurantes e lojas. O fato de ser um destino internacional dá uma grandiosidade para as campanhas de incentivo, além de ser um destino “barato” e a facilidade na documentação são outros fatores que ajudam na escolha.

#9 – Punta Del Este – Uruguai

Considerado o balneário mais luxuoso da América do Sul. Além do pôr do sol tardio, é um lugar com uma intensa vida noturna e muitos shows. As carnes e seus vinhos fazem muito sucesso, além dos restaurantes e os cassinos famosos, que atraem os turistas de todo mundo. Assim como Buenos Aires, o fato de ser um destino internacional dá uma grandiosidade para as campanhas de viagens de incentivo.

#8 – Cartagena das Índias – Colômbia

É o destino da moda, famoso BBB, bom, bacana e barato. Como é banhada pelo mar do Caribe, Cartagena tem um apelo especial pela beleza das praias próximas e algumas ilhas como a de San Andrés. O centro histórico da cidade é declarado Patrimônio da Humanidade pela UNESCO. É cercada por uma muralha de 13 quilômetros, com ruas de pedra, igrejas centenárias, museus e fortes.

Existem várias promoções, e é um destino internacional do tipo semi-exótico, boa estrutura hoteleira e de restaurantes e grande facilidade de documentação para os Brasileiros. Possui vida noturna agitada, são várias opções turísticas das mais variadas ao redor da cidade de Cartagena, passeios de barco, ilhas, praias caribenhas lindas. É um destino que deve entrar nos TOP 10.

#7 – Nova York – Estados Unidos

Pela sua história, fama e como destino tradicional de Viagens de Incentivo, até pelo fator do desejo, Nov York é o destino mais cobiçado por todos que ainda não a conhecem. A Big Apple tem que entrar na lista dos top 10 de qualquer tipo de viagem.

A vida cultural e noturna é agitada na maior cidade americana. A Broadway possui teatros que recebem grandes musicais, além disso, as atividades de turismo épicos são sua maior vitrine. Extremamente “instagramavel”, as atividades econômicas também são muito intensas, principalmente em Wall Street.

Os fatores que deixam NY em desvantagem são só dois: O custo é mais alto e temos a parte burocrática com documentos para Brasileiros. É necessário ter visto americano. Fora isso, a cidade é um destino incrível. Como cada empresa tem seu budget para investir em viagens de incentivo, NY fica na lista de forma destacada.

A dica para o destino é: fazer com maior antecedência, fechar os planos de campanha pelo menos 3 meses antes da viagem acontecer, visto que documentos precisam de tempo.

#6 – Porto Seguro – Bahia

O destino é o campeão disparado pelo custo benefício, acesso facilitado e várias opções de voos, preços atraentes e a estrutura da região com diversas opções. As praias do sul da Bahia são, em geral, muito procuradas por turistas pelas belezas naturais, clima bom o ano inteiro, águas mornas e pelo grande valor histórico, além do requinte & charme.

As praias de Trancoso e Arraial d’Ajuda entram no circuito e ficam próximas de Porto Seguro, a porta de entrada da região por via aérea e terrestre. Além da comunidade ribeirinha de Caraíva que é um charme atípico. Como a região possui vários resorts, alguns All Inclusive, o destino fica entre os top 10, possui uma das melhores relações custo x benefício do Brasil para projetos de viagens de incentivo.

#5 – Sul do Brasil – Foz & Serra Gaúcha

Mais precisamente 2 pontos turísticos em grande evidência: Foz do Iguaçu e Serras Gaúchas. Ambos são destinos em alta e com grande procura, excelentes para viagens de incentivo, principalmente para empresas que possuem um budget mais modesto.

Ambos possuem ótima relação Custo x Benefício, possuem belezas naturais e paisagens lindíssimas. O destaque fica para as diversas atividades paralelas existentes na região. São tantos museus, parques, visitas e atividades que seguramente daria para fazer um roteiro de 7 dias sem repetir atividades, cada uma mais legal que a outra. As estruturas de hotéis estão ótimas e claro, a culinária local ajuda bem.

#4 – Las Vegas – Estados Unidos

Pensa numa Disney para adultos, Las Vegas é literalmente a perdição para viagens de incentivo. Possui um leque enorme de experiências incríveis com registro garantido na memória de qualquer mortal. Podemos citar algumas atividades possíveis de fazer em Las Vegas. Atirar com armas de fogo de todos os calibres, pilotar um HoverCraft, acelerar superesportivos em pistas de corrida, pular de paraquedas, voar de helicóptero pelo Grand Canyon, fazer uma corrida de destruição de carros chamada destruction derb, explodir bombas no deserto, visitar cemitérios de aviões, e centenas de outras opções excêntricas e exóticas.

Além disso a cidade tem centenas de casinos, vários parques radicais, boates para todos os gostos, restaurantes temáticos de todos os gêneros, vários museus curiosos, enfim, tudo reunido no destino mais cobiçado para Viagens de Incentivo no mundo. Como eu mesmo disse, é a Disney para adultos. A dica para o destino é: fazer com maior antecedência, fechar os planos de campanha pelo menos 3 meses antes da viagem acontecer, visto que documentos, agendamentos e planejamento precisam de mais tempo.

#3- Portugal

Para muitas pessoas o idioma ainda é uma barreira quando se trata de se aventurar em outros países. Por isso, Portugal tem que entrar na lista dos melhores destinos para Viagens de Incentivo – mas o país tem muito a oferecer.

O país agrega uma grande diversidade de programas e atrações, agregando todo o charme arquitetônico histórico à agitação europeia. Outra vantagem de Portugal é que há tipos de turismo completamente diferentes em curto espaço territorial, a opção de vários circuitos com apelos fortes e ancestrais aos Brasileiros.

Assim, em um único dia é possível visitar montanhas, vilarejos, monumentos e igrejas passando por encostas verdejantes no Centro de Portugal. Pode-se passear numa paisagem quase desértica na região do Alentejo e se deslumbrar com as fascinantes praias do Algarve, várias são as mais belas do mundo. O país é o mais “barato” da Europa e por vários outros motivos entra na lista dos top 10 destinos para Viagens de Incentivo.

#2- Resorts All Inclusive – Brasil ou Caribe

As vantagens para quem é incentivado e para quem incentiva são numerosas, vamos a algumas. A equipe nos Resorts está sempre pronta e estruturada para realizar os eventos, jantares, reuniões, palestras, churrascos, esportes, atividades em geral… tudo para criar interação na sua ação.

Os viajantes adoram ir para um sistema all inclusive, normalmente em lugares que são lindos e agradáveis. A interação entre os participantes é certa, visto que as pessoas não se dispersam em um Resort. A operação é facilitada e negociações pontuais podem gerar preços interessantes, conseguimos facilmente pelo tamanho de opções e ofertas no Brasil e no Mundo. Possuímos opções para todos os gostos e para todos os bolsos.

#1- Cruzeiros Marítimos

Fazer uma ação num cruzeiro permite que os participantes experimentem muitas vantagens e padrões de resultados estáveis e esperados. Vamos as vantagens. A estadia é igual para todos, os destinos mudam constantemente e a vista do seu quarto é diferente a cada dia.

Os navios são verdadeiros hotéis de luxo flutuantes, contam com qualidade de serviço e as opções de lazer estão no mesmo nível dos hotéis mais cobiçados do mundo. Piscina, sauna, SPA, restaurantes, lojas, academia e casino fazem parte da experiência em alto-mar.

O fato das refeições serem feitas de forma digamos “formais” com horários e o entretenimento, tudo fica atrelado no mesmo lugar, criando relacionamento intenso entre os participantes e promotores do evento (essência da Viagem de Incentivo). Além disso, o mar simboliza a sede de aventura da humanidade e a dinâmica transformadora da vida, ao olhar para o horizonte e para a imensidão do mar traz consigo muita reflexão. Gera experiência memorável e constrói relações, por este motivo entra no topo da lista como a melhor opção para viagens de incentivo.

Deseja iniciar um relacionamento com a TMC Master, basta chamar o João Lucas, ele fica no canto inferior direito desta página e está disponível 24 horas.

Você quer entender mais sobre processos de elaboração de Viagens de Incentivo? Assista o vídeo da TMC MASTER, vamos explicar para você.

Bleisure Travel, o que é esse modelo de viagens?

Bleisure travel trata-se de uma nova tendência, uma flexibilização e abertura de mindset nas corporações. Para você que é responsável pelas as viagens corporativas e faz projetos de viagens de incentivo é um prato cheio! Vamos direto ao ponto, o Bleisure Travel é um termo inglês usado para um tipo de viagem corporativa + lazer, que pode ter várias vertentes.

Resumindo, é um entendimento das empresas a iniciativa de proporcionar viagens que unem o trabalho e um período curto de lazer para os seus funcionários.  Isso pode ser no âmbito de flexibilizar com investimentos do próprio colaborador — trata-se de uma atitude muito comum para reter talentos e fomentar benefícios extras ao colaborador.

Pense, já que a empresa está fazendo grande investimento no deslocamento do colaborador para uma atividade à trabalho, porque não flexibilizar e deixá-lo optar por ter mais uma, duas ou três noites extras no local visitado, isso para explorar turisticamente a região. Como dito, na maioria das vezes ele deseja isso e topa pagar.

Trata-se de um novo entendimento com atitude humanizada, onde é inquestionável o tamanho da sua importância motivacional, e esteja certo, funciona para qualquer indivíduo. É uma estratégia perfeita para manter e atrair talentos com baixíssimo investimento.

A prática que é uma mistura de viagem a trabalho com uma viagem de incentivo.   Isso é muito comum em empresas modernas como Google, Amazon, Apple, Microsoft, todas as mais contemporâneas e humanas. Fique claro que merece regras e políticas para organizar a flexibilização. Enfim, vamos aprofundar a seguir porque a prática começa a crescer amplamente nas empresas do Brasil e, por este motivo entra em pauta no nosso Blog.

bleisure travel: negócios e lazer

Vantagens do Bleisure travel

Vamos a premissa básica, ter os funcionários felizes, orgulhosos e engajados contribui para o crescimento nas organizações?  Gera motivação e produtividade pode trazer melhores resultados?

Se você concorda com isso, esse assunto é plausível de reflexão.  As viagens são as maiores gratificações para grande parte das pessoas, experiencias na vida são sinônimos de momentos puros de felicidade, e por que não pensar em unir o trabalho a um momento individual de lazer?

Para o colaborador beneficiado, após terminar suas tarefas, ele poderá usufruir do destino com mais liberdade: visitar pontos históricos, interagir com a cultura local, apreciar as paisagens, praticar um idioma e, claro, relaxar, por que não? Uma oportunidade de unir o útil ao agradável com custos reduzidos visto que a empresa já pagou pelo deslocamento que é uma parte cara de uma viagem.

Melhora no ambiente corporativo

As pessoas adoram trabalhar em empresas que valorizam o equilíbrio da vida profissional e pessoal, isso é fato inquestionável.

Entretanto, essa flexibilização deve conter formas e regras, preferencialmente detalhadas nas políticas de viagens das empresas. Cuidados como termos de responsabilidade e termos com isenção de corresponsabilidade devem ser feitos com auxílio jurídico.

Criar termos trabalhistas que formalizam as horas trabalhadas fora de casa, onde no Brasil pode até se tornar uma oportunidade de diminuir passivo trabalhistas. Estes são alguns dos diversos cuidados iniciais necessários para iniciar as experiencias com regras de flexibilização nas viagens corporativas.

Estudos apontam que a prática do Bleisure Travel eleva a empresa a um patamar de maior status, eleva o desejo de pertencer ao quadro e aumenta significativamente a lealdade do staff. A prática é comum para 27% dos viajantes corporativos na França, 22% na Alemanha e nos Estados Unidos e 12% na Inglaterra.

No Brasil, o número ainda é tímido: apenas 6% dos brasileiros adotaram a prática em suas viagens a trabalho com a ciência da empresa em que trabalham. E o estudo ainda aponta um dado importante de análise, os viajantes que não possuem essa flexibilização admitiram que “adiantam com suas tarefas” para sobrar algum tempo para fazer algo de seu interesse.  Você já se deparou com uma situação parecida?

O Bleisure Travel pode acontecer tanto no final da viagem quanto no início, porque não viajar numa sexta feira anoite para o destino, aproveitar o sábado e/ou domingo, e permitir o início da atividade na segunda feira descansado a todo vapor? O mais comum é que o momento ocorra no final da viagem, mas existem casos em que ele acontece no início. Inclusive há alguns casos especiais que é possível que o lazer aconteça tanto no começo quanto no final.

Economia

O Travel Manager está ciente que há passagens mais baratas nos dias de semana (Ter, Qua & Qui), e as vezes pode aparecer tarifas incríveis nos finais de semana.  Essa flexibilidade de dias pode tornar vantagem econômica para a empresa, pois se o funcionário for a uma reunião sexta-feira cedo e retornar no final do dia, pode ser que fique bem mais caro do que ir na sexta e voltar no final de semana, mesmo pagando 01 ou 2 noites de hospedagem (quem disse que o colaborar não topa pagar essas noites extras de hospedagem).

Há outras vantagens como; recuperar-se do Jet Lag, se relacionar melhor com o cliente, colega ou fornecedor, diminuir os níveis de stress, ter contato com outras culturas, aprimorar o network, participar de experiencias ou até mesmo, ampliar as negociações no momento de descontração.

Não temos um video explicativo para você sentir qual é o espírito do Bleisure Travel, mas sugerimos assistir o nosso vídeo sobre as viagens de incentivo.  O Bleisure Travel é como se fosse o primo mais novo desta prática que já está bem difundida.  Esperamos que tenham gostado e caso deseje iniciar um relacionamento com a TMC Master, basta chamar o João Lucas no canto inferior direito desta página.