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Política de viagens pós Covid, o que vai mudar?

À medida que as viagens corporativas tem seu caminho gradual para a recuperação, estamos trabalhando com nossos clientes na reformulação de sua política de viagens pós Covid para refletir uma vida que inclui o Covid-19.

Uma pergunta regular que estamos fazendo aqui na TMC Master é; Quais elementos de nossa política de viagens devemos atualizar como reflexo dessa pandemia? Acreditamos que, para resolver esta questão, você precisa se concentrar em ajustar três componentes principais da política existente, incluindo:

  • Diretrizes gerais da política de viagens pós Covid
  • Política Aérea
  • Política do Hotel

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Diretrizes gerais da política de viagens pós Covid

Vamos começar do começo, suas diretrizes de política de viagem geralmente descrevem o básico de como as reservas de viagens devem ser feitas, classe de viagem, limites de gastos, como você deve criar um perfil de viagem, LGPD, como pagar por viagens e informações sobre processos de aprovação. 

Nos últimos anos, as preocupações cresceram ainda mais em outros aspectos, como segurança e bem-estar, emissão de poluentes e gerenciamento de riscos. No entanto, em um ambiente em rápida mudança, há temas fundamentais que devem ser incorporados.  

Em primeiro lugar, verifique se sua política aprova apenas as reservas de viagens a serem feitas pelos canais preferidos, como o OBT ou atendimento offline, para garantir que você possa rastrear quem está aonde em um determinado momento. Ao fazer isso, você garante que sua empresa possa acompanhar as viagens anteriores, atuais e futuras de seus funcionários, onde seus funcionários estiveram, onde estão agora e para onde estão indo. 

Nossos clientes aqui na TMC Master que consolidam sua política de viagens pós Covid através de nós estão se beneficiando de ter total visibilidade de todas as viagens, por meio de relatórios dinâmicos no Power BI, para que possam criar um processo de aprovação temporária antes da viagem para destinos onde o risco do Covid seja maior.

Quaisquer processos de emergência nesse momento, incluindo ferramentas e contatos usados ​​para o gerenciamento de riscos de viagens, precisam ser detalhados claramente em suas novas diretrizes de política de viagem pós Covid, que é uma mensagem importante que compartilhamos com nossos clientes e parceiros de negócios ao consultar suas políticas de viagens.

Em segundo lugar, suas diretrizes de política de viagem pós Covid devem descrever uma atualização obrigatória de todos os perfis de viajantes existentes, o que garantirá que todos os detalhes de contato de emergência e dados de passageiros estejam atualizados. 

Isso reduz o risco de falta de dados importantes dos viajantes em trânsito e elimina interações desnecessárias com a equipe do aeroporto, tornando o processo de check-in e embarque o mais sem contato possível. Além disso, se você tiver funcionários que precisam estar no exterior para realizar trabalhos essenciais, precisará contatá-los e atualizá-los, caso ocorram circunstâncias no país em que trabalham ou no Brasil. 

Os painéis e aplicativos de gerenciamento de riscos do viajante são ideais para essas situações e permitem que uma empresa tenha uma supervisão completa e responda rapidamente.

Em terceiro lugar, dentro de suas diretrizes atualizadas, compartilhe algumas recomendações de segurança e higiene com seus viajantes, incluindo orientações sobre como manter padrões de higiene e medidas de distanciamento social durante viagens corporativas e o que fazer se um funcionário estiver doente ou precisar de apoio médico.

Não se esqueça de garantir que seus funcionários sintam que têm informações suficientes sobre riscos, restrições, seguro de viagem e assistência prestada pelo empregador enquanto viajam, tudo isso sob as responsabilidade da empresa .

Um ajuste final às suas diretrizes de política de viagem pós Covid deve determinar as diretrizes para quem pode viajar e o que é considerado essencial ou essencial para os negócios e permitir que os funcionários rejeitem determinadas viagens durante esse período atual, se necessário.

Política Aérea

Historicamente, quem se lembra de quando as políticas de viagens aéreas guiavam os viajantes a garantir voos com antecedência para garantir descontos antecipados de economia? Cuidado! Nesta nova era do Covid-19, orientações devem ser dadas para reservas mais próximas do momento da reserva, com redução nos custos de passagens aéreas em curto prazo. 

Sua política aérea também deve lembrar que seus funcionários reservem passagens aéreas flexíveis para que possam remarcar / cancelar com poucos custos no caso de qualquer variação nas perspectivas atuais. A política aérea pode ser usada para restringir as reservas aéreas a áreas abrangidas e de alto risco do Covid-19 e para limitar o número de viajantes por voo.

Não se esqueça de lembrar a seus funcionários para garantir que eles utilizem bilhetes / créditos aéreos não utilizados devido às recentes distribuições de voos, para que esses custos pagos anteriormente possam ser compensados ​​com futuros voos.

Política do Hotel

Agora, vejamos sua política atual de hotéis. Enquanto vivemos nesta nova era de maior limpeza e segurança, verifique se sua política destaca hotéis preferidos que aderem a iniciativas de higiene recém introduzidas, medidas de distanciamento social e processos de check-in / out sem contato para garantir a segurança de seus funcionários. 

É importante que você reconheça facilmente os hotéis que seguem as diretrizes mínimas definidas. No momento, estamos trabalhando duro com grupos de hotéis e nossos parceiros de tecnologia para garantir que nossos clientes tenham acesso a essas informações, definindo alertas em nossos OBTs para destacar quais hotéis são recomendados.

Agora, sua política de viagem pós Covid também pode promover o uso de tarifas flexíveis de hotéis, que podem ser canceladas sem esforço, enquanto se ajusta os limites máximos de tarifas de hotéis que permitem a seus viajantes mais flexibilidade nesta época, priorizando sua segurança. Essa pode ser uma medida temporária e pode ser vista como um aumento no custo, mas como as viagens provavelmente serão menos frequentes a curto prazo, é melhor garantir que elas sejam bem-sucedidas e que o bem-estar e a segurança de seus funcionários estejam à frente.

Mudando o ambiente

Na TMC Master, acreditamos que cada empresa com a qual trabalhamos merece uma Política de Viagem projetada de acordo com os requisitos de cada cliente. Algumas empresas ainda podem ter proibições gerais de viagens, enquanto em alguns setores elas não podem negociar sem viagens no Brasil ou no exterior. 

Hoje, há pouco tempo para analisarmos algumas das idéias e sugestões em potencial que temos; no entanto, teríamos o prazer de marcar uma conversa ou uma vídeo conferência para discutir como podemos ajudá-lo ainda mais trabalhando em parceria com sua empresa. Se fizer sentido, entre em contato conosco pelo Chat! 

 

Viajantes Millennials

Millennials: Como lidar com viajantes da nova geração?

Você conhece os Millennials? Aqui na TMC Master falamos muito em nossos posts sobre a constante mudança natural do curso de negócios da indústria; inovações tecnológicas, sustentabilidade são tendências que são fatores chave nos próximos anos. Esses movimentos são acelerados pela entrada cada vez maior da geração Millenial no mercado de trabalho.

Outra coisa a considerar é a natureza mutável de um viajante moderno de negócios e o que é importante para ele em seu próprio programa de viagens e ao lidar com uma agência de gestão de viagens corporativas

De acordo com uma pesquisa da Hilton Hotels & Resorts, 75% dos novos trabalhadores veem as viagens de negócios como uma grande vantagem no trabalho (uma grande melhoria em relação à geração anterior), 65% a consideram um símbolo de status, especialmente ao combinar sua viagem de negócios com lazer, conhecido como Bleisure – uma maneira certa de capturar aqueles que precisam ver as postagens do Instagram! 

Viajantes Millennials

Apenas com isso em mente, o que os Travel Managers devem fazer para garantir a retenção desse novo tipo de profissional, fundamental para as empresas atualmente, e manter os índices de satisfação sempre altos?

Primeiramente, é importante se lembrar que os Millennials têm a característica de se adaptar rapidamente aos novos avanços da tecnologia, portanto, em relação à viagens corporativas, seria muito melhor reservar suas viagens de negócios através de uma ferramenta de auto-booking ou App, por isso, os OBTs tem uma aceitação muito grande entre esse novo tipo de viajante. 

Portanto, é vital que seu processo de gestão de viagens conte com tendências e as inovações tecnológicas disponíveis, para que a experiência do viajante seja completa.

Outra coisa a considerar com esta nova geração de viagens de negócios, é a política de viagens da sua empresa. Entender se ela está adequada aos novos hábitos dos viajantes Millennial é fundamental para que sejam obtidos os melhores resultados.

Ao considerar como será uma política de viagem para o viajante de negócios Millennial, a flexibilidade é essencial. 

Os millennials costumam ter prazer em viajar a negócios e, considerando que apenas 26% deles são casados, menos responsabilidade significa mais oportunidades para estender sua viagem de negócios e levar algum tempo para realmente aproveitar o destino para o qual viajaram 

De acordo com a maioria das pesquisas, os millennials buscarão o que eles consideram o melhor valor e a experiência, em vez de apenas o melhor preço, mas também são mais abertos à ‘economia compartilhada’; assim, ficarão felizes em reservar alternativas mais baratas aos hotéis e transferências, como Airbnb e Uber, por isso sua política de viagens deve estar atualizada, considerando essas novas possibilidades.

Em vez de uma política longa que limita e não fortalece, os avanços nos OBTs significam que agora é muito mais fácil criar políticas na ferramenta para torná-la muito menos restritiva. 

Ao permitir essa flexibilidade em sua política de viagens e mantê-la simples e justa , é muito mais provável que você tenha viajantes felizes e menor rotatividade de funcionários. 

Além dos aspectos divertidos da viagem, é um fato triste que o mundo seja um lugar muito menos seguro do que costumava ser, e com a geração Millennial crescendo logo após o 11 de setembro e outras atrocidades, a segurança será um grande fator a se considerar, e espera-se que sua empresa tenha um programa robusto  de segurança , incorporando itens como rastreamento de viajantes e planos de gerenciamento de crises. 

Enquanto alguns podem pensar que a ascensão da tecnologia significaria menos viagens de negócios e mais de videoconferência, o movimento oposto vem ocorrendo com a chegada dos Millennials ao mercado, pois eles veem grande em reuniões presenciais, uma vez que a videoconferência já é o padrão para eles. 

As viagens corporativas continuarão a acontecer, e estaremos sempre dispostos a auxiliar na gestão da sua empresa. Tem mais dúvidas sobre como lidar com Millennials e outros assuntos relacionados à gestão de viagens corporativas? Fique à vontade para entrar em contato conosco!

 

duvida sobre agências de viagens corporativas

O que é uma agência de viagens corporativas?

As viagens de negócios são uma indústria de trilhões de dólares em todo o mundo. Com todo o dinheiro gasto em viagens pelas empresas todos os anos, pode ser uma tarefa complexa para as grandes empresas, fazer o gerenciamento de todas as viagens que seus funcionários fazem. Por isso, vamos explicar o que é uma agência de viagens corporativas.

As agências de viagens corporativas, ou TMC (Travel Management Company), existem com um propósito. Auxiliar as empresas na gestão das viagens corporativas e na economia e geração de savings nesses processos.

O que é uma agência de viagens corporativas?

Uma agência de viagens corporativas, ou TMC, é uma agência de viagens que trabalha focada no B2B, ou seja, fornece soluções para as necessidades de viagens de uma empresa.

Ela oferece a capacidade de reservar viagens com tarifas especiais, além de auxiliar na definição e acompanhamento de uma política de viagens e fornecer suporte e assistência aos viajantes, nas necessidades que podem ocorrer durante uma viagem, como remarcações ou cancelamentos de voo.

TMC: como funcionam e como encontrar a melhor para sua empresa?

Abordaremos o básico do que uma agência de viagens corporativas faz pelas viagens de negócios da sua empresa e como encontrar a TMC que melhor se adapta à sua empresa.

O papel de uma agência de viagens corporativas na empresa

Ao gerenciar as necessidades de viagens de uma empresa por meio de ferramentas de gerenciamento de viagens, também conhecidas como OBT , uma agência de viagens corporativas tem como papel estabelecer e fazer com que sejam seguidas, as políticas de viagens específicas da empresa, para que se consiga atingir o nível máximo de economia em reserva de passagens, hotéis e aluguel de veículos.

Além disso, as TMCs buscam sempre encontrar as melhores tarifas para que as empresas consigam alcançar a maior economia . Existem cinco principais maneiras pelas quais uma agência de viagens corporativas pode auxiliar as empresas nas viagens:

  • Estabelecer uma política de viagens

Qualquer empresa que tenha funcionários que viajam para o trabalho precisa ter algum tipo de política de viagens para garantir que os funcionários cumpram os padrões básicos. Esses padrões podem incluir uma classe de tarifa específica em voos, uma classe de estrela para hotéis e uma classe de carro alugado. Basicamente, uma política de viagens é uma espécie de manual, ou conjunto de regras que os viajantes devem seguir nas viagens corporativas.

Uma TMC ajuda a criar, no caso de empresas que não possuam, e fiscalizar o cumprimento dessa política, orientando os viajantes e gestores de viagens. Se necessário, a agência de viagens corporativas consegue exibir apenas opções de viagem que estejam dentro da política da empresa para que os viajantes possam reservar.

Ter uma TMC garante que os funcionários cumpram a política de viagens da empresa sem ter que gastar tempo e esforço para fiscalizar as solicitações dos funcionários um a um, tudo por meio dos OBTs.

  • Fornecer ferramentas de reserva online (OBT)

Uma agência de viagens corporativas é responsável por fornecer importantes ferramentas de reserva online, ou OBT (Online Booking Tool) Para que os viajantes possam solicitar suas viagens sem ter que entrar em contato com uma secretária executiva ou um gestor de viagens.

A reserva on-line é uma necessidade em 2020, especialmente para eliminar problemas que possam acontecer, como erros ou fraudes, pois todas as solicitações online precisam passar pela aprovação de um gestor.

Os OBTs podem ser utilizados sem a presença de uma agência de viagens corporativas, mas nesses casos a economia gerada não será a mesma, pois as TMCs tem uma grande vantagem, que são os acordos com companhias aéreas. Nosso próximo tópico explicará o que são esses acordos.

  • Negociar com companhias aéreas por tarifas especiais

Um dos principais benefícios de ter uma agência de viagens corporativas é que, ela pode fornecer tarifas especiais em passagens, hotéis e aluguel de carros para suas viagens corporativas. Ter tarifas negociadas auxilia muito nos descontos e economia geradas pela agência de viagens corporativas.

Mas como funcionam essas negociações? Imagine que sua empresa compra 40 passagens por mês com a companhia aérea Latam. Agora imagina que a TMC compra passagens para a sua e para várias outras empresas, totalizando um número hipotético de 5 mil passagens por mês com a mesma companhia Latam. Quem você acha que tem mais poder de negociar por uma tarifa mais baixa?

Um outro ponto que pode ser usado pela agência de viagens corporativas na hora de negociar uma tarifa especial única para a sua empresa é; Imagine que a sua empresa viaja 30 vezes por semana de São Paulo para o Rio de Janeiro; 15 vezes pela Gol e 15 pela Azul.

Ao negociar com a Gol, por exemplo, a TMC pode fazer um acordo em que, caso a Gol faça uma tarifa especial, sua a empresa deixe de viajar com a Azul e viaje somente com a Gol. Gerando assim, mais economia para sua empresa e mais receita para a companhia aérea.

  • Fornecer suporte e assistência para os viajantes

Um dos maiores estresses para os gestores de viagens é a segurança e o conforto dos viajantes. As TMCs trabalham com times de consultores e atendimento 24 horas, que fornecem informações e comunicação em tempo real para a segurança dos viajantes, seja em viagens nacionais ou internacionais.

A assistência de uma TMC facilita o trabalho dos responsáveis pelas viagens das empresas, sejam eles gestores de viagens, secretarias, ou gerentes de compras.

  • Entregar relatórios inteligentes sobre a gestão de viagens

Um diferencial enorme que apenas algumas agências de viagens corporativas entregam, são os relatórios dinâmicos que mostram em tempo real a economia gerada e a adesão dos viajantes à política de viagens da empresa.

Esses relatórios podem ser gerados pelo Power BI e disponibilizados para a empresa, que pode acessar a qualquer momento e analisar dados em tempo real.

Não são todas as agências de viagens corporativas que contam com esse serviço. Caso queira entender mais sobre como funcionam os relatórios em tempo real, entre em contato com um dos nossos consultores.

Como encontrar a TMC certa para a sua empresa?

A seleção da agência de viagens corporativas certa para a sua empresa deve começar não pela agência, mas pela sua política de viagens. Definir uma política de viagem clara garante que a TMC que você escolher se alinhe às necessidades da sua empresa.

Você também deve considerar onde a sua empresa está instalada e onde a agência de viagens corporativas está, pois um relacionamento próximo facilita o contato. Mas se a sua empresa não possui uma política de viagens, não se preocupe. A agência de viagens corporativas pode auxiliar na criação de uma.

Outro ponto chave na escolha de uma agência de viagens corporativas, é garantir que o prestador de serviço tenha ligação com a cultura e os valores da sua empresa. Se sua empresa valoriza o trabalho sério e a dedicação com os clientes, busca sempre prestar um serviço com maestria e com foco em resultados, busque por uma TMC que também tenha esses mesmos valores.

Quer entender mais sobre como uma agência de viagens corporativas pode auxiliar sua empresa a conseguir melhores resultados em economia e facilitar os processos de gestão de viagens?

Peça agora o contato de um dos nossos consultores de viagens! Será um prazer lhe mostrar como a TMC Master pode te trazer os resultados desejados.

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Gestão de viagens corporativas: 4 dicas para economizar

As viagens corporativas são uma ferramenta cada vez mais utilizada pelas empresas para facilitar o fechamento de novos negócios e aproximar o relacionamento com os clientes. Mas os custos com esses deslocamentos podem ser altos, caso não haja uma boa gestão de viagens corporativas. Entenda um pouco mais sobre como você pode gerar mais economia na sua empresa para ter melhores resultados.

Os custos relacionados à viagens corporativas são diversos: passagens aéreas, hospedagem, locação de carros ou uso de aplicativos de mobilidade urbana, além dos gastos pessoais que precisam ser reembolsados aos viajantes. Portanto, como é possível fazer com que haja economia nesses custos? Vamos te dar 4 dicas de como evitar gastos desnecessários e gerar savings para a empresa:

viagens corporativas

Estabeleça uma política de viagens.

Uma Política de Viagens bem definida é o primeiro passo para se economizar com viagens corporativas. Mas o que é uma Política de Viagens? É um conjunto de regras e processos que devem ser seguidos em toda e qualquer viagem realizada por colaboradores de uma empresa, por exemplo: “Todas as passagens aéreas devem ser compradas com no mínimo uma semana de antecedência para a viagem”.

 A Política também deve conter os processos de aprovação de viagens, por exemplo: “Toda reserva de passagem aérea ou hospedagem, deve ser aprovada pelo gestor direto do viajante”.

Mas por que a Política de Viagens ajuda a gerar economia? Quando se tem processos bem definidos e uma Política bem estruturada, as chances de gastos maiores, como passagens reservadas com pouca antecedência, são menores.

Outro custo que pode ser reduzido são as reservas de serviços desnecessários. As reservas de quartos de hotel de luxo ou passagens de classe executiva, podem ser evitadas, quando se estabelece uma Política de aprovação, pois todos os gastos do viajante devem ser aprovados pelo gestor, que tem mais controle sobre os custos das viagens.

Utilize um Online Booking Tool (OBT).

O OBT é uma ferramenta que auxilia as empresas no gerenciamento de todas as requisições de viagens e de todos os custos a elas relacionadas. A primeira economia que ter um OBT traz para as empresas, é a de tempo, pois dentro da ferramenta é possível pesquisar e comparar preços de passagens de todas as companhias e hotéis ao mesmo tempo. 

Além disso, os OBTs permitem que a Política de Viagens da empresa seja implementada dentro deles, o que faz com que as Políticas sejam sempre seguidas, aumentando a aderência dos viajantes às regras de solicitação de viagens. Os OBTs ainda permitem automatizar a solicitação de reembolso pelos viajantes, uma tarefa que demanda muito tempo tanto dos viajantes quanto do financeiro das empresas quando é feita manualmente.

Uma outra vantagem dos OBTs em relação ao processo de reembolso é que quando esse processo é feito digitalmente, a chance de haver esquecimentos ou fraudes é muito menor, pois o viajante pode fazer o registro dos gastos em tempo real, através dos aplicativos para Smartphone. Existem alguns OBTs no mercado brasileiro, mas os mais populares são; Argo, Lemontech e SAP Concur.

Contrate um especialista em gestão de viagens corporativas.

O papel do Gestor de Viagens, ou Travel Manager, é fundamental para as empresas que realizam um volume maior de viagens e desejam economizar nesses processos. O Gestor de Viagens é o profissional responsável por cuidar das solicitações e ocorrências relacionadas à viagens dentro da empresa. 

A principal vantagem de se ter um Gestor de Viagens, é centralizar todas as demandas de viagens em um profissional especializado, que muitas vezes já tem experiências anteriores com turismo. 

Muitas vezes o papel da gestão de viagens corporativas é realizado pelas secretarias ou pelos setores financeiro e de compras das empresas, o que pode gerar gastos maiores, devido à falta de experiência desses profissionais com a programação de viagens.

Por ter experiência prévia com viagens corporativas e turismo, o Gestor de Viagens conhece as melhores práticas na hora de procurar e escolher passagens aéreas e hospedagens, além de ser um profissional 100% dedicado à essas demandas, tendo maior zelo pela perfeição nos processos e buscando sempre pelas alternativas que mais beneficiam a empresa

Tenha uma TMC parceira.

Uma TMC (Travel Management Company) ou Agência de Viagens Corporativas, é uma empresa responsável por fazer a gestão de viagens corporativas de uma empresa, assim como um Gestor de Viagens. A grande diferença é que nas TMCs, existe todo um time por trás da gestão e não somente uma pessoa. Muitas vezes, as TMCs trabalham em parceria com os Gestores de Viagens das empresas, portanto, é fundamental escolher uma boa TMC para auxiliar na gestão de viagens corporativas.

As Agências de Viagens Corporativas tem algumas vantagens quando o assunto é economia nos custos com viagens e a gestão de viagens corporativas, pois por comprarem um volume muito maior de tickets, pelo fato de atenderem um leque muito grande de clientes, elas conseguem tarifas especiais, provenientes de acordos feitos entre as agências e as companhias aéreas.

Da mesma forma, por reservarem um grande número de quartos, as TMCs conseguem melhores preços em hotelaria, o que se repete quando o serviço demandado é a locação de veículos. Portanto, quando se trata de economia em relação a dinheiro, as TMCs são uma opção muito interessante, pois além da experiência de diversos gestores de viagens juntos, essas Agências conseguem entregar melhores tarifas em todos os serviços necessários quando se trata de uma viagem corporativa.

Quer entender um pouco mais sobre como uma Agência de Viagens Corporativas pode auxiliar sua empresa na busca por mais economia em todo o processo de viagens? Clique no botão abaixo e solicite um diagnóstico de um dos nossos consultores de viagens!