Formas de Pagamento em Viagens Corporativas. Entenda as possibilidades

As mudanças são sempre constantes e velozes no setor de Gestão de Viagens Corporativas. Com isso, é natural que apareçam novas tecnologias e possibilidades para formas de pagamento em viagens corporativas. Existem várias disponíveis no mercado e é preciso escolher qual é a mais vantajosa e apropriada para implementar na sua empresa, por exemplo, os pagamentos digitais.

A indústria de viagens corporativas é tendenciosa a sempre apresentar novos recursos, visando proporcionar às empresas vantagens e tecnologia para o pagamento das viagens, com melhor segurança e captura de dados de forma integrada (menos intervenção humana).

Formas de pagamento em viagens corporativas

Faturamento manual da TMC – A forma de pagamento tradicional

Essa forma de pagamento é uma modalidade comum no Brasil. É muito similar a um cheque pré-datado. A TMC faz a emissão da passagem aérea para o cliente e o mesmo recebe a fatura da cobrança desse serviço dentro dos períodos de medições a seguir;

Durante o mês serão emitidas 4 (quatro) faturas, as quais terão período de medição é de 7 dias e serão emitidas e enviadas as sextas feiras com prazo de pagamento na outra segunda feira, 7 dias corridos de prazo para pagamento, funciona da seguinte forma:

  • Emissões aéreas do dia 01 ao dia 08: Vencimento da fatura no dia 15
  • Emissões aéreas do dia 09 ao dia 08: Vencimento da fatura no dia 22
  • Emissões aéreas do dia 16 ao dia 23: Vencimento da fatura no dia 30
  • Emissões aéreas do dia 24 ao dia 30/31: Vencimento da fatura no dia 07

Além disso, existe uma taxa adicional sobre a emissão de fatura manual entre 2% e 3% a mais sobre toda a fatura, visto que o serviço de faturamento é feito e emitido manualmente.

Como este modelo possui um prazo mais curto, é manual, mais oneroso e arcaico, acaba que dá espaço para outras opções mais modernas, inteligentes e eficientes, por oferecer maior segurança e maiores prazos de pagamento. 

Essa opção de faturamento manual não tem muita margem de negociação porque as cias aéreas cobram assim invariavelmente. As empresas que optam por outros meios de pagamentos mais modernos buscam como objetivo; um prazo mais elástico, relatórios detalhados, robustez nos dados precisos, automação, integrações automáticas, segurança, apólice de seguro gratuita e sumir com as distorções, evitando até a possibilidade de fraude interna nas empresas.

Faturamento Eletrônico da TMC – nova forma de pagamento

Muitas empresas utilizam o Faturamento Eletrônico de crédito corporativo para a aquisição dos serviços intermediados pela TMC. Mas essa opção, pode apresentar problemas com segurança e compliance, por conta da dificuldade de controlar os gastos. As faturas geradas pelas operadoras de crédito

mostram o valor e o nome da empresa contratada e nem sempre na data real da compra. Dificultando, identificar o responsável pela despesa e as conciliações se tornam mais complexas.

É importante ressaltar que não é permitido o parcelamento de passagens aéreas em cartões de crédito corporativos emitidos por bancos. As 2 únicas vantagens se resumem no maior prazo para pagamento fatura de 30 em 30 dias, bem melhor que o faturamento manual e o possível acúmulo de milhas, item que muitas empresas gostam de ter. 

Já os pontos fracos são; a limitação de segurança, a ausência de estrutura de controle e a falta de dados apropriados para executar uma conciliação eficiente, estas são encaradas como as principais razões para muitas empresas optarem por meios de pagamentos mais atuais e eficientes para o controle e gestão dos gastos com viagens corporativas.

O que é o Faturamento Eletrônico?

Os VCNs ou estruturas de pagamentos virtuais pontuais são os novos modelos de pagamento, uma forma mais segura e atual. É a tendência atual do mercado, para você ter ideia, hoje 70% dos clientes da TMC Master utilizam a solução devido sua grande vantagem.

Essa nova tecnologia de pagamento funciona assim, abre-se uma conta virtualizada na instituição financeira e essa credencial é aplicada dentro do OBT (Argo, Lemontech, Concur, Reserve e outros) A estrutura é criptografada no OBT e o plugin de autorização atende todos os requisitos da lei de proteção de dados e a certificação PCI DSS. 

Esta conta é vinculada a cada usuário no OBT e um número de autorização de pagamento é gerado a cada processo. As transações usam esse código exclusivo, gerados a cada transação pelo sistema automaticamente e propiciam maior rastreabilidade e conciliação das operações. O sistema pré-autoriza cada reserva até sua devida autorização e fazem a emissão/confirmação da compra automaticamente quando autorizadas.

A fatura de cobrança chega mensalmente com todos os detalhes, indicando o usuário que fez a reserva, quem aprovou, o produto que ele escolheu, o que ele consumiu, dia, hora e etc… enfim, são mais de 30 possíveis campos identificadores que podem ser configurados de acordo com a necessidade de cada cliente, isso auxilia nas conciliações e na exatidão inquestionável da origem do débito.

Os VCNs não têm custo adicional, pois os bancos não cobram taxas para o serviço. Funciona assim: a companhia aérea, o hotel e a locadora de veículos recebem através do sistema um número virtual criptografado criado dentro do OBT, devidamente gerado para processar a confirmação da reserva e a compra do serviço/produto solicitado. Os dados ficam disponíveis por um determinado (on hold) período de tempo a fim de garantir a confirmação (definido pelo gestor da área). 

É possível também configurar um valor máximo, como uma trava adicional, um compliance (margem definida pelo gestor da área). Passada o prazo, a autorização perde-se a validade e valores maiores que o permitido pelo gestor não são aprovados.

O faturamento eletrônico ajuda a prevenir fraudes e possuem um processo de pagamento muito mais ágil e segura. Além de otimizar o processo de prestação de contas. Não é à toa que o uso do faturamento eletrônico virtual aumentou consideravelmente nos últimos 12 meses.

Algumas vantagens e diferenciais.

  • Existe a opção de pré-paga e pós-paga: A opção pré-pagamento encaixa perfeitamente em empresas que são novas ou que há alguma restrição de crédito junto a instituição bancária. Mesmo assim, a empresa terá o seguro viagem incluso se efetuarem a compra da viagem usando Faturamento Eletrônico pré-pago.
  • Na opção pós-paga com ciclos de pagamentos de 30 dias + 10 dias (mesmo prazo similar a um cartão de crédito corporativo); 15 dias + 15 dias e de 7 dias + 21 dias de pagamento dependendo do fornecedor escolhido.

Você pode escolher o dia de vencimento

  • Criação de um número virtual por transação que reduz muito o risco de fraude (Evitando apenas 1 número estático por cliente)
  • Solução única entre aéreo e terrestre
  • Seguros viagens para todas as compras de passagens aéreas.
  • De 6 a 30 campos gerenciais (Dependendo da instituição e do OBT utilizado)
  • Podem ser utilizados para pagamentos de passagens aéreas e hospedagens
  • Fatura detalhada com envio de arquivos de conciliação.

Em números divulgados recentemente pela ABRACORP (Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas), no segmento aéreo, os cartões físicos e faturamento eletrônico já somam 64% dos pagamentos no período avaliado. Os outros 36% foram pelo meio faturado. Já no segmento de hotelaria, os cartões foram responsáveis por 26% dos pagamentos

É de grande importância analisar as opções e entender qual o melhor tipo de forma de pagamento em viagens corporativas se enquadra em sua empresa. Levando em consideração os fatores financeiros e a aderência em uma política de viagens. Independente da forma de pagamento utilizada é de grande importância contar com integração dos processos, tendo em vista o controle mais rápido e prático das despesas para se adequar melhor a política de viagens.

Entre em contato conosco para obter mais informações sobre o faturamento eletrônico e as outras formas de pagamento em viagens corporativas, explicaremos como essa funcionalidade pode ajudar na gestão de viagens corporativas mais madura, seguramente obterá melhores processos de conciliação, segurança e prazos bem mais elásticos.

 

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