OBT, o que é um Online Booking Tool?

O OBT(Online Booking Tool) é o meio para ter produtividade na Gestão de Viagens Corporativas de forma profissional. O aumento da produtividade na empresa e nas viagens contribuem para a otimização dos recursos financeiros. Estamos falando diretamente da redução de custos, Savings*, e só é possível com o uso de um OBT porque a ferramenta permite não só encontrar os melhores preços, mas aplicar uma série de pontos que precisam estar amarrados para construir uma estrutura de gestão de viagens profissional.

Vamos simplificar. Trata-se de uma plataforma, literalmente um sistema com interfaces web & app. A ferramenta é o meio para as pessoas nas empresas fazerem as reservas on-line para todas as necessidades de logística. Passagens aéreas, hotéis, locação de automóveis, passagens rodoviárias, uber, cabify, 99taxi, notas de restaurantes, notas de reembolsos de pequenos gastos e vários outros serviços que são necessários estar no custo de Viagens Corporativas de funcionários, tanto para deslocamentos em território nacional ou internacional.

Um OBT funciona tanto no computador quanto em dispositivos móveis

Quando bem configurado, o OBT seguramente irá organizar e controlar todas as viagens corporativas, se tornando o braço direito e esquerdo do Travel Manager – Gestor de Viagens. Normalmente as TMC´s disponibilizam suas licenças SaaS* dos serviços online do OBT, onde já possui todas as credenciais e acordos comerciais carregados junto aos fornecedores finais de serviços para as empresas utilizarem.

Conseguir acesso a um OBT é relativamente fácil, a grande dificuldade e o desafio é aplicar a devida configuração com assertivamente.   Encontrar o ponto de equilíbrio de fluidez no sistema para atender as políticas de viagens e conseguir que o usuário use o sistema sem travas desnecessárias.   Estas configurações variam de empresa para empresa, o famoso SETUP. 

Há uma variedade de ferramentas OBTs no mercado, cada uma variando em recursos, configurações, interfaces, aplicações, funcionalidades, integrações e estruturas, onde resumidamente, cada módulo de funcionalidades possui preços de uso, resumidamente no formato SaaS*.

Encontrar a ferramenta ideal para sua empresa que seja confiável, estável e eficaz, pode proporcionar às empresas alcançar níveis de gestão das viagens corporativas altos, compatíveis com as expectativas, obtendo controle e conduzindo os usuários/viajantes a seguir criteriosamente a política de viagem da cada empresa. Normalmente, com a boa configuração e encontrando a dose ideal de regras, as empresas atingem níveis de Savings* inimagináveis.

Legenda:

SaaS* – É um programa que não é instalado e que é usado como um serviço através da conexão com a Internet, o cliente não compra a licença de um produto, mas sim o direito de usufruir do serviço oferecido, entretanto a cobrança pode ser feita por funcionalidades ou transações realizadas no sistema. É como se fosse um pagamento de aluguel de uso do tipo “pay per use”.

Savings* – Terminologia que a TMC Master utiliza constantemente para se referir a economia gerada com a aplicação correta das configurações e Políticas de Viagens em cada empresa cliente. É literalmente a economia gerada na última linha de uma gestão de Viagens corporativas profissionalizada.

Amadurecendo a Gestão de Viagens com o uso de OBT

A era digital está simplificando uma série de tarefas comuns para ajudar a economizar tempo e reduzir custos. Os melhores OBTs permitem que as empresas apliquem essa dinâmica às viagens corporativas reduzindo custos críticos e economizando tempo. Assim, garante que os viajantes a negócios e a empresa que paga a conta fiquem ambos mais confortáveis, autônomos e seguros.

Pois bem, existem 3 vertentes iniciais estruturais de uma Gestão de Viagens Profissionalizada. Você deve saber se a sua estrutura de solicitação é centralizada, descentralizada ou mista (ambas).

Mas qual é a melhor? A resposta é simples. Não existe opção melhor, existe a maneira mais assertiva para cada tipo de empresa. Antes de tudo você deve entender e aceitar o tipo de estrutura que existe hoje, antes de querer fazer qualquer ajuste que julgue necessário/desejável.

A estrutura centralizada é quando a empresa possui a figura referência para pedidos de Viagens que pode ser um (ou mais) solicitantes, uma secretária, a pessoa de compras ou até um Gestor de Viagens.

Quando a empresa possui esta estrutura referência para pedir os serviços, afirmamos que está em processo de amadurecimento da Gestão de Viagens, visto que a pessoa responsável deve executar e operacionalizar os pedidos dos viajantes e atender a orientação da Política de Viagens da empresa.   Isso deixa o processo com foco operacional e perde-se o trabalho da gestão.

Quando o trabalho está numa rotina de operação manual, não sobra tempo para fazer uma gestão analitica das oportunidades e gerar SAVINGS.

Automação de processos no OBT

Já a estrutura descentralizada inicia-se com a figura do Account Manager da TMC, braço direito do Travel Manager. Deve-se montar um pequeno projeto de revisão inicial da Política de Viagens e o % de sua aderência. Feito isso, ajusta se a política para termos atuais e parte-se para o processo de reconfiguração gradual do OBT, o que chamamos de refinamento da Carga de Setup. 

Tudo isso demanda tempo, paciência e boa comunicação interna. O intuito é dar autonomia ao viajante final para que ele entre no OBT e escolha tudo que precisa para viajar, seguindo as regras estipuladas da empresa. O viajante deixará gradualmente a figura do antigo canal de solicitação para fazer isso de forma autônoma. O antigo operador de pedidos aos poucos passará a monitorar e instruir os viajantes a utilizar o OBT. 

Novamente, o processo de gerar educação corporativa comportamental é gradual, carece paciência e persistência. O tempo depende da cultura da empresa. Ao final, o Gestor de Viagens “operador” se distancia da parte operacional e passa a analisar dados e comportamentos nos dashboards fornecidos pela TMC, Power Bi, encontrando oportunidades de Savings para atingir a melhor configuração de seu OBT.

A estrutura mista é óbvia, possui ambos cenários funcionando simultaneamente na mesma empresa e fica outra situação óbvia evidente, se você tem uma estrutura centralizada e deseja ir para uma estrutura descentralizada, o caminho seguramente será centralizado para misto para descentralizado, isso invariavelmente.

Ao início, simplificar os processos nas ferramentas de reserva podem economizar muito tempo, o que pode, por sua vez, aumentar aderência dos principais membros da equipe. Após gerar aderência, aplicam-se as regras e políticas restritivas de forma gradual em doses homeopáticas.

O OBT pode automatizar uma série de demandas da Gestão de Viagens, estendendo no âmbito financeiro, de conciliação e até de integração no back office, o que contribui para a produtividade, tempo e a redução de custos. Além disso destacamos o aumento da eficácia das demandas e para a acurácia de relatórios, já que os processos são automatizados e menos suscetíveis a erros.

Autonomia ao viajante

Utilizar o OBT facilita a vida do profissional que vai viajar, pois ele terá acesso a todas as informações necessárias em uma única plataforma. Além disso, todo profissional gosta de ver que a empresa em que trabalha possui processos, possui regras e orientações de comportamentos, com o OBT ele poderá perceber que isso é administrado com propriedade.

No OBT é configurado as regras da Política de Viagens Corporativas da empresa e seguindo estas regras, o viajante pode escolher e pedir autorização ou até mesmo, adquirir as passagens com as reservas de hotel. Isso sem correr o risco de tomar decisões não pré-determinadas pela empresa.

Gostamos de dar exemplos práticos: Suponha que um determinado funcionário possa usar voos com valores < R$ 500,00, se ultrapassar, ele deve submeter pedido de autorização eletrônico ao superior designado para aprovação. Este é um exemplo mais simplista, visto que o OBT pode configurar mais de 1.000 regras.

Quando é feito um plano de descentralização de pedidos, o colaborador tem mais segurança e autonomia para organizar a própria viagem de negócios da forma que seja melhor e mais confortável para ele e, também, seguindo as regras da empresa.

Como escolho OBT certo para minha empresa?

A escolha do OBT certo dependerá de vários fatores, como tempo, dinheiro, flexibilidade, cultura, grau de exigência e cumprimento da Política de Viagens, o nível de maturidade dos processos já existentes e sua fluidez operacional da aplicação no seu ambiente. Empresas e organizações desejam encontrar como um toque de mágica o melhor OBT e esperam que tudo resolva num piscar de olhos.

Bem, isso não existe, por isso é importante que dedique tempo à pesquisa, ao estudo com sua TMC de sua confiança, para assim chegar na seleção do melhor OBT para sua realidade. Não adianta pegar uma Ferrari e rodar numa estrada de terra e não adianta pegar um fusca para andar numa auto-estrada alemã. Tudo depende de análise e equilíbrio, asseguramos que boas opções não faltam.

Procure uma agência de viagens corporativas que tenha autoridade e conhecimento para te ajudar e escutes os  pontos relevantes. Aqui na TMC Master fazemos um pré-diagnóstico online, um teste com algoritmo por trás, para entender como está a estrutura atual da empresa e já dá um norte de qual OBT se deve utilizar.

Conclusão

A TMC Master oferece as melhores e principais OBT´s do mundo. Trabalhamos com Argo, Lemontech, Voemaster e Concur. Ajudamos as empresas a construir um projeto evolutivo para amadurecer a estrutura de Gestão de Viagens Corporativas com a injeção de tecnologia.

É um grande desafio manter todas as suas viagens sobre sua responsabilidade organizadas e controladas, oferecer todas as melhores opções em sistemas com interfaces intuitivas e bem projetadas. Fazemos isso por 35 anos e conte com a gente para ajudar você e a sua empresa a obter Savings verdadeiros, atrelados a um atendimento excepcional.

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