duvida sobre agências de viagens corporativas

O que é uma agência de viagens corporativas?

As viagens de negócios são uma indústria de trilhões de dólares em todo o mundo. Com todo o dinheiro gasto em viagens pelas empresas todos os anos, pode ser uma tarefa complexa para as grandes empresas, fazer o gerenciamento de todas as viagens que seus funcionários fazem. Por isso, vamos explicar o que é uma agência de viagens corporativas.

As agências de viagens corporativas, ou TMC (Travel Management Company), existem com um propósito. Auxiliar as empresas na gestão das viagens corporativas e na economia e geração de savings nesses processos.

O que é uma agência de viagens corporativas?

Uma agência de viagens corporativas, ou TMC, é uma agência de viagens que trabalha focada no B2B, ou seja, fornece soluções para as necessidades de viagens de uma empresa.

Ela oferece a capacidade de reservar viagens com tarifas especiais, além de auxiliar na definição e acompanhamento de uma política de viagens e fornecer suporte e assistência aos viajantes, nas necessidades que podem ocorrer durante uma viagem, como remarcações ou cancelamentos de voo.

TMC: como funcionam e como encontrar a melhor para sua empresa?

Abordaremos o básico do que uma agência de viagens corporativas faz pelas viagens de negócios da sua empresa e como encontrar a TMC que melhor se adapta à sua empresa.

O papel de uma agência de viagens corporativas na empresa

Ao gerenciar as necessidades de viagens de uma empresa por meio de ferramentas de gerenciamento de viagens, também conhecidas como OBT , uma agência de viagens corporativas tem como papel estabelecer e fazer com que sejam seguidas, as políticas de viagens específicas da empresa, para que se consiga atingir o nível máximo de economia em reserva de passagens, hotéis e aluguel de veículos.

Além disso, as TMCs buscam sempre encontrar as melhores tarifas para que as empresas consigam alcançar a maior economia . Existem cinco principais maneiras pelas quais uma agência de viagens corporativas pode auxiliar as empresas nas viagens:

  • Estabelecer uma política de viagens

Qualquer empresa que tenha funcionários que viajam para o trabalho precisa ter algum tipo de política de viagens para garantir que os funcionários cumpram os padrões básicos. Esses padrões podem incluir uma classe de tarifa específica em voos, uma classe de estrela para hotéis e uma classe de carro alugado. Basicamente, uma política de viagens é uma espécie de manual, ou conjunto de regras que os viajantes devem seguir nas viagens corporativas.

Uma TMC ajuda a criar, no caso de empresas que não possuam, e fiscalizar o cumprimento dessa política, orientando os viajantes e gestores de viagens. Se necessário, a agência de viagens corporativas consegue exibir apenas opções de viagem que estejam dentro da política da empresa para que os viajantes possam reservar.

Ter uma TMC garante que os funcionários cumpram a política de viagens da empresa sem ter que gastar tempo e esforço para fiscalizar as solicitações dos funcionários um a um, tudo por meio dos OBTs.

  • Fornecer ferramentas de reserva online (OBT)

Uma agência de viagens corporativas é responsável por fornecer importantes ferramentas de reserva online, ou OBT (Online Booking Tool) Para que os viajantes possam solicitar suas viagens sem ter que entrar em contato com uma secretária executiva ou um gestor de viagens.

A reserva on-line é uma necessidade em 2020, especialmente para eliminar problemas que possam acontecer, como erros ou fraudes, pois todas as solicitações online precisam passar pela aprovação de um gestor.

Os OBTs podem ser utilizados sem a presença de uma agência de viagens corporativas, mas nesses casos a economia gerada não será a mesma, pois as TMCs tem uma grande vantagem, que são os acordos com companhias aéreas. Nosso próximo tópico explicará o que são esses acordos.

  • Negociar com companhias aéreas por tarifas especiais

Um dos principais benefícios de ter uma agência de viagens corporativas é que, ela pode fornecer tarifas especiais em passagens, hotéis e aluguel de carros para suas viagens corporativas. Ter tarifas negociadas auxilia muito nos descontos e economia geradas pela agência de viagens corporativas.

Mas como funcionam essas negociações? Imagine que sua empresa compra 40 passagens por mês com a companhia aérea Latam. Agora imagina que a TMC compra passagens para a sua e para várias outras empresas, totalizando um número hipotético de 5 mil passagens por mês com a mesma companhia Latam. Quem você acha que tem mais poder de negociar por uma tarifa mais baixa?

Um outro ponto que pode ser usado pela agência de viagens corporativas na hora de negociar uma tarifa especial única para a sua empresa é; Imagine que a sua empresa viaja 30 vezes por semana de São Paulo para o Rio de Janeiro; 15 vezes pela Gol e 15 pela Azul.

Ao negociar com a Gol, por exemplo, a TMC pode fazer um acordo em que, caso a Gol faça uma tarifa especial, sua a empresa deixe de viajar com a Azul e viaje somente com a Gol. Gerando assim, mais economia para sua empresa e mais receita para a companhia aérea.

  • Fornecer suporte e assistência para os viajantes

Um dos maiores estresses para os gestores de viagens é a segurança e o conforto dos viajantes. As TMCs trabalham com times de consultores e atendimento 24 horas, que fornecem informações e comunicação em tempo real para a segurança dos viajantes, seja em viagens nacionais ou internacionais.

A assistência de uma TMC facilita o trabalho dos responsáveis pelas viagens das empresas, sejam eles gestores de viagens, secretarias, ou gerentes de compras.

  • Entregar relatórios inteligentes sobre a gestão de viagens

Um diferencial enorme que apenas algumas agências de viagens corporativas entregam, são os relatórios dinâmicos que mostram em tempo real a economia gerada e a adesão dos viajantes à política de viagens da empresa.

Esses relatórios podem ser gerados pelo Power BI e disponibilizados para a empresa, que pode acessar a qualquer momento e analisar dados em tempo real.

Não são todas as agências de viagens corporativas que contam com esse serviço. Caso queira entender mais sobre como funcionam os relatórios em tempo real, entre em contato com um dos nossos consultores.

Como encontrar a TMC certa para a sua empresa?

A seleção da agência de viagens corporativas certa para a sua empresa deve começar não pela agência, mas pela sua política de viagens. Definir uma política de viagem clara garante que a TMC que você escolher se alinhe às necessidades da sua empresa.

Você também deve considerar onde a sua empresa está instalada e onde a agência de viagens corporativas está, pois um relacionamento próximo facilita o contato. Mas se a sua empresa não possui uma política de viagens, não se preocupe. A agência de viagens corporativas pode auxiliar na criação de uma.

Outro ponto chave na escolha de uma agência de viagens corporativas, é garantir que o prestador de serviço tenha ligação com a cultura e os valores da sua empresa. Se sua empresa valoriza o trabalho sério e a dedicação com os clientes, busca sempre prestar um serviço com maestria e com foco em resultados, busque por uma TMC que também tenha esses mesmos valores.

Quer entender mais sobre como uma agência de viagens corporativas pode auxiliar sua empresa a conseguir melhores resultados em economia e facilitar os processos de gestão de viagens?

Peça agora o contato de um dos nossos consultores de viagens! Será um prazer lhe mostrar como a TMC Master pode te trazer os resultados desejados.

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