O que é e como criar uma política de viagens corporativas?

É muito importante para uma empresa formular sua política de viagens, visto que isso vai otimizar os processos da operação, melhorar o gerenciamento e controlar os custos de maneira organizada e objetiva. Afirmamos que sem uma política difundida na corporação é impossível gerar o que chamamos de SAVINGS

Através destas regras, os comportamentos dos viajantes durante as viagens de negócios ficam mais previsíveis, você deve “doutrinar” os funcionários a adquirir comportamentos que garantam o que é desejado. Isso passa por diversas esferas até chegar em definições de fino trato como acordos comerciais importantes e vantajosos para a empresa.

De fato, as despesas com viagens nas empresas são muito altas, por isso é essencial que a empresa formule o documento. O intuito é principalmente reduzir custos e aumentar a segurança.

Pensando nisso, afirmamos que é necessário criar uma Política de Viagem Corporativa em empresas que possuem mais de 20 funcionários que viajam. Este entendimento é ponto inicial para uma gestão profissional.

Para redigir estas regras, é importante ficar atento ao perfil e às necessidades de cada empresa. Cada empresa possui um DNA e o comportamento de seus colaboradores são ímpares. Entenda que nenhuma política é igual a outra, podem ter regras semelhantes, entretanto cada documento é subjetivo na perspectiva de cada corporação.

Fizemos um apanhado básico sobre o que é exatamente uma Política de Viagem Corporativa e como criar uma para a sua empresa. Conte com especialistas para ajudar. A TMC Master possui mais de 150 formatos distintos, assim, vamos as premissas básicas…

Política de viagens corporativas, o que é?

Afinal, o que é Política de Viagens Corporativas?

A Política de Viagem Corporativa é um documento físico e virtualizado que apresenta todas as informações pré-estabelecidas (regras), em viagens a negócios realizadas por colaboradores. Nela precisa conter regras referentes à compra de passagens aéreas, gastos com transportes, deslocamentos, alimentação, hospedagens, entre outros procedimentos que abrangem solicitação, autorização e aprovação das viagens.

Outras normas como pagamentos de diárias, categorias de hotéis que devem ser utilizados, propriedades preferenciais, reembolsos, prestação de contas e emissão de relatórios, todas estas regras devem estar claras na Política de Viagem da Empresa. Esse procedimento faz com que não surja nenhuma margem para dúvidas e mal-entendidos entre os colaboradores e a empresa.

Como começar a elaboração da Política de Viagens na empresa?

O primeiro passo é fazer uma reunião com a equipe de gestores e estudar a fundo as necessidades, adequando a política à realidade da empresa. Importante a presença e mentoria de um integrante da TMC Master. Entenda como é vantajoso contar com auxílio de uma a agência de viagens corporativa, uma TMC – Travel Management Company.

Ouvir os departamentos diretamente envolvidos com as viagens corporativas e aceitar sugestões deles, fará com que você estabeleça a possibilidade de se colocar em prática todas as regras.

Importante: Não adianta ter uma política super bem elaborada, extremamente rígida e restritiva, o que a torna impossível de ser seguida e aplicada.

A Política de Viagem Corporativa quando bem estruturada e alinhada ao perfil e às necessidades da empresa, garante conforto, bem-estar e segurança aos colaboradores nos seus deslocamentos, sem que a empresa gaste além de seus recursos.

Os colaboradores terão conhecimento de seus deveres e direitos previamente estabelecidos, como os tipos de serviços e comodidades que estarão disponíveis a certos cargos, quais são as regras para reembolso, como funcionará a prestação de contas e emissão de relatórios, por exemplo.

Recomendamos iniciar com um documento básico, regras mais simples e ir evoluindo o documento de acordo com a aderências dos colaboradores.

O que deve ser regrado na Política de Viagens?

A Política de Viagem Corporativa, deve ser o mais simples possível, porém é necessário que aborde todos os aspectos relevantes comportamentais esperados pela empresa. Mesmo sendo simples, é importante que inclua todos os pormenores e informações para que a empresa possa se prevenir de quaisquer imprevistos, prejuízos e frustrações para colaboradores e gestores.

O momento inicial da elaboração da política, será a hora de contar com várias áreas da empresa e ter em mente, que assim, a construção do documento contará com uma abrangência muito maior e mais detalhada, o que pode ser muito positivo.

  • Orientações

A princípio, é necessário estabelecer a quem se destina o cumprimento da Política de Viagem da empresa, como serão os fluxos de solicitação e aprovação de uma viagem a negócio, além das exigências para sua realização.

Além disso, é imprescindível o esclarecimento das definições detalhadas dos termos utilizados no documento, para que sejam evitadas interpretações equivocadas, o que pode gerar estresse e mal-entendidos.

  • Segurança

Cada instituição possui suas próprias características e particularidades, portanto é preciso estabelecer os objetivos com clareza, pois serão o norte de todas as ações envolvidas nas viagens.

Fique atento aos objetivos a serem estabelecidos como o bem-estar e conforto dos colaboradores, incluindo procedimentos de segurança, como o preenchimento de formulários em que o viajante forneça telefones de contato para o caso de emergências, endereço e local de hospedagem bem

como horários e locais de reuniões e encontros que já foram marcados. Incluir um seguro viagem é ideal para evitar transtornos.

  • Orçamento

Outro objetivo importante é a diminuição de custos, que é um dos principais desafios das empresas. Portanto, definir um orçamento é muito importante, estipulando valores para alimentação, hospedagem e passagens aéreas, bem como políticas de reembolso e prestação de contas, por exemplo. É necessário que todos os itens da Política de Viagem estejam muito bem explicados e os colaboradores fiquem cientes de todos os valores estipulados, a fim de evitar embaraços.

O uso de um software específico, que chamamos de OBT, é ponto fundamental para viabilizar a correta aplicação das políticas, você pode conhecer algumas alternativas da TMC Master para implementar na sua empresa. Estes softwares podem trazer muitos benefícios para as viagens de negócios e auxiliando na inteligência operacional dos processos. Entenda mais sobre; o que é um OBT.

Divulgar e difundir o documento é essencial

Assim que as regras forem estabelecidas e minuciosamente explicadas no documento, é necessário que os interessados conheçam e entendam todos os itens dispostos. Os colaboradores precisam saber que existe a Política de Viagem Corporativa, portanto é importante divulgá-la, assim ninguém poderá dizer que não a conhecia.

Para isso, a melhor opção é fazer uma reunião com todos os interessados, gestores e colaboradores, explicando cada item com detalhes e pormenores, respondendo às dúvidas de cada um. Disponibilizar uma cópia da Política de Viagem Corporativa para cada interessado também poderá gerar uma segurança para os gestores. Assim você poderá impedir erros de planejamento, transtornos e prejuízos devido à falta de informação. São muitos os benefícios que uma Política de Viagem Corporativa poderá trazer para sua empresa. Mas se você ainda está apreensivo e com dúvidas de como definir todas essas diretrizes com segurança, você poderá contar com quem entende do assunto.

A TMC Master é uma empresa especializada na Gestão de Viagens Corporativas e acredite, definir uma Política de Viagens pode tornar a gestão muito mais fácil. Nossos profissionais, ACCOUNT MANAGERS, são altamente qualificados e experientes para definir Políticas de Viagens, gestão de gastos com viagens corporativas, soluções para logísticas, entre outros serviços.

Além de proporcionar uma melhora na gestão das viagens corporativas, ainda podem reduzir significativamente os custos e riscos dessa prática, proporcionando ainda, ótimas experiências para os colaboradores e gestores.

Essa redução de custos é conseguida através de parcerias, que só as agências especializadas obtêm, como acordos diversos com companhias aéreas, hotéis, serviços de transportes e outros serviços.

Contar com uma empresa especializada no assunto, é uma boa estratégia, considerando o custo/benefício que ela poderá proporcionar ao seu negócio.

 

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