Política de viagens pós Covid, o que vai mudar?

À medida que as viagens corporativas tem seu caminho gradual para a recuperação, estamos trabalhando com nossos clientes na reformulação de sua política de viagens pós Covid para refletir uma vida que inclui o Covid-19.

Uma pergunta regular que estamos fazendo aqui na TMC Master é; Quais elementos de nossa política de viagens devemos atualizar como reflexo dessa pandemia? Acreditamos que, para resolver esta questão, você precisa se concentrar em ajustar três componentes principais da política existente, incluindo:

  • Diretrizes gerais da política de viagens pós Covid
  • Política Aérea
  • Política do Hotel

Aeroporto vazio

Diretrizes gerais da política de viagens pós Covid

Vamos começar do começo, suas diretrizes de política de viagem geralmente descrevem o básico de como as reservas de viagens devem ser feitas, classe de viagem, limites de gastos, como você deve criar um perfil de viagem, LGPD, como pagar por viagens e informações sobre processos de aprovação. 

Nos últimos anos, as preocupações cresceram ainda mais em outros aspectos, como segurança e bem-estar, emissão de poluentes e gerenciamento de riscos. No entanto, em um ambiente em rápida mudança, há temas fundamentais que devem ser incorporados.  

Em primeiro lugar, verifique se sua política aprova apenas as reservas de viagens a serem feitas pelos canais preferidos, como o OBT ou atendimento offline, para garantir que você possa rastrear quem está aonde em um determinado momento. Ao fazer isso, você garante que sua empresa possa acompanhar as viagens anteriores, atuais e futuras de seus funcionários, onde seus funcionários estiveram, onde estão agora e para onde estão indo. 

Nossos clientes aqui na TMC Master que consolidam sua política de viagens pós Covid através de nós estão se beneficiando de ter total visibilidade de todas as viagens, por meio de relatórios dinâmicos no Power BI, para que possam criar um processo de aprovação temporária antes da viagem para destinos onde o risco do Covid seja maior.

Quaisquer processos de emergência nesse momento, incluindo ferramentas e contatos usados ​​para o gerenciamento de riscos de viagens, precisam ser detalhados claramente em suas novas diretrizes de política de viagem pós Covid, que é uma mensagem importante que compartilhamos com nossos clientes e parceiros de negócios ao consultar suas políticas de viagens.

Em segundo lugar, suas diretrizes de política de viagem pós Covid devem descrever uma atualização obrigatória de todos os perfis de viajantes existentes, o que garantirá que todos os detalhes de contato de emergência e dados de passageiros estejam atualizados. 

Isso reduz o risco de falta de dados importantes dos viajantes em trânsito e elimina interações desnecessárias com a equipe do aeroporto, tornando o processo de check-in e embarque o mais sem contato possível. Além disso, se você tiver funcionários que precisam estar no exterior para realizar trabalhos essenciais, precisará contatá-los e atualizá-los, caso ocorram circunstâncias no país em que trabalham ou no Brasil. 

Os painéis e aplicativos de gerenciamento de riscos do viajante são ideais para essas situações e permitem que uma empresa tenha uma supervisão completa e responda rapidamente.

Em terceiro lugar, dentro de suas diretrizes atualizadas, compartilhe algumas recomendações de segurança e higiene com seus viajantes, incluindo orientações sobre como manter padrões de higiene e medidas de distanciamento social durante viagens corporativas e o que fazer se um funcionário estiver doente ou precisar de apoio médico.

Não se esqueça de garantir que seus funcionários sintam que têm informações suficientes sobre riscos, restrições, seguro de viagem e assistência prestada pelo empregador enquanto viajam, tudo isso sob as responsabilidade da empresa .

Um ajuste final às suas diretrizes de política de viagem pós Covid deve determinar as diretrizes para quem pode viajar e o que é considerado essencial ou essencial para os negócios e permitir que os funcionários rejeitem determinadas viagens durante esse período atual, se necessário.

Política Aérea

Historicamente, quem se lembra de quando as políticas de viagens aéreas guiavam os viajantes a garantir voos com antecedência para garantir descontos antecipados de economia? Cuidado! Nesta nova era do Covid-19, orientações devem ser dadas para reservas mais próximas do momento da reserva, com redução nos custos de passagens aéreas em curto prazo. 

Sua política aérea também deve lembrar que seus funcionários reservem passagens aéreas flexíveis para que possam remarcar / cancelar com poucos custos no caso de qualquer variação nas perspectivas atuais. A política aérea pode ser usada para restringir as reservas aéreas a áreas abrangidas e de alto risco do Covid-19 e para limitar o número de viajantes por voo.

Não se esqueça de lembrar a seus funcionários para garantir que eles utilizem bilhetes / créditos aéreos não utilizados devido às recentes distribuições de voos, para que esses custos pagos anteriormente possam ser compensados ​​com futuros voos.

Política do Hotel

Agora, vejamos sua política atual de hotéis. Enquanto vivemos nesta nova era de maior limpeza e segurança, verifique se sua política destaca hotéis preferidos que aderem a iniciativas de higiene recém introduzidas, medidas de distanciamento social e processos de check-in / out sem contato para garantir a segurança de seus funcionários. 

É importante que você reconheça facilmente os hotéis que seguem as diretrizes mínimas definidas. No momento, estamos trabalhando duro com grupos de hotéis e nossos parceiros de tecnologia para garantir que nossos clientes tenham acesso a essas informações, definindo alertas em nossos OBTs para destacar quais hotéis são recomendados.

Agora, sua política de viagem pós Covid também pode promover o uso de tarifas flexíveis de hotéis, que podem ser canceladas sem esforço, enquanto se ajusta os limites máximos de tarifas de hotéis que permitem a seus viajantes mais flexibilidade nesta época, priorizando sua segurança. Essa pode ser uma medida temporária e pode ser vista como um aumento no custo, mas como as viagens provavelmente serão menos frequentes a curto prazo, é melhor garantir que elas sejam bem-sucedidas e que o bem-estar e a segurança de seus funcionários estejam à frente.

Mudando o ambiente

Na TMC Master, acreditamos que cada empresa com a qual trabalhamos merece uma Política de Viagem projetada de acordo com os requisitos de cada cliente. Algumas empresas ainda podem ter proibições gerais de viagens, enquanto em alguns setores elas não podem negociar sem viagens no Brasil ou no exterior. 

Hoje, há pouco tempo para analisarmos algumas das idéias e sugestões em potencial que temos; no entanto, teríamos o prazer de marcar uma conversa ou uma vídeo conferência para discutir como podemos ajudá-lo ainda mais trabalhando em parceria com sua empresa. Se fizer sentido, entre em contato conosco pelo Chat! 

 

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